Cara Mudah Mengurus Rekod-Rekod Pekerja dan Mematuhi Akta Pekerja Untuk Bisnes Kecil

Ramai majikan bisnes kecil fikir “syarikat saya kecil je, tak perlu sistem HR pun tak apa”. Tapi realitinya, undang-undang tetap terpakai. Tak kira staf 3 orang atau 300 orang – Akta Pekerja tetap kena patuh.

Dalam sesi Business Base Camp 2.0, Puan Maziah Mohd Som berkongsi cara paling mudah, praktikal dan sah untuk urus rekod-rekod pekerja serta elak kompaun dari JTK, KWSP, PERKESO dan LHDN.

Kenapa Rekod Pekerja Itu Sangat Penting?

Rekod pekerja bukan sekadar ‘kertas simpanan’. Ia adalah dokumen perlindungan – untuk pekerja dan untuk majikan. Bila ada isu lewat gaji, cuti, prestasi, atau salah laku – inilah bukti yang menyelamatkan syarikat daripada tindakan undang-undang.

5 Komponen Rekod Pekerja Yang Wajib Ada & Disusun

1. Surat Tawaran & Kontrak Pekerjaan
Dokumen asas yang wajib ditandatangani sebelum pekerja mula kerja. Wajib nyatakan kadar gaji, waktu kerja, cuti, faedah dan syarat pemberhentian.

2. Rekod Kehadiran & Waktu Kerja
Sama ada guna punch card, apps, atau Google Sheet – mesti ada bukti waktu masuk, keluar dan kehadiran. Ini penting bila berlaku isu gaji, OT atau tindakan disiplin.

3. Rekod Gaji & Caruman KWSP/SOCSO
Slip gaji bulanan wajib disimpan. Bayaran KWSP dan SOCSO pula perlu direkod dan difailkan dengan bukti bayaran (ECR, Borang A, Borang 8A dll).

4. Cuti & Tindakan Disiplin
Bila pekerja ambil cuti atau dikenakan amaran, mesti ada borang atau surat rasmi. Jangan sekadar mesej WhatsApp atau cakap mulut.

5. Fail Peribadi Pekerja Yang Sistematik
Simpan semua maklumat dalam satu fail pekerja – salinan IC, sijil, rekod prestasi, cuti tahunan, rekod latihan, surat amaran dan sebagainya.

Apa Risiko Kalau Tiada Rekod?

1. Majikan boleh kalah dalam kes buruh – walaupun sebenarnya pekerja yang salah.

2. Denda & kompaun dari agensi seperti JTK, KWSP & PERKESO.

3. Susah nak nilai prestasi staf bila tiada data yang konsisten.

4. Reputasi syarikat jatuh bila tak ikut undang-undang kerja.