Cara Berkesan Menyerahkan Tugas Kepada Staff

Sebagai usahawan kecil, adalah normal apabila kita sibuk dengan kerja-kerja operasi.

Supaya kita ada masa bagi menjalankan kerja-kerja mengembangkan bisnes, kita mesti menyerahkan tugas kepada staff.

Bagi mencapai tujuan itu, kita mesti bangunkan kompetensi pekerja-pekerja kita supaya mereka menjadi pekerja yang mampu menguruskan bisnes kita.

Caranya adalah dengan menyerahkan tugas kepada mereka, istilahnya delegation.

3 Kategori Pekerja

Sebelum menyerahkan tugas kepada mereka, kita asingkan semua pekerja kita ke dalam 3 kategori:

1. Pekerja yang belum matang.

Bagi pekerja yang masih baru, pengalaman mereka belum banyak, skill mereka itu belum tinggi.

Apabila menyerahkan tugas kepada mereka, gunakan gaya arahan. Beritahu mereka dengan jelas, detail, dan tepat apa yang kita mahu mereka lakukan.

2. Pekerja matang.

Pekerja dalam kategori ini sudah mempunyai pengalaman yang cukup dalam menjalankan tugas itu. Mereka tahu semua problem yang boleh berlaku dalam tugas itu.

Cara menyerahkan tugas kepada golongan ini adalah dengan menggunakan teknik management by objectives.

Maksudnya, kita beritahu tahu saja hasil macam apa yang kita mahukan. Kemudian, jangan ganggu mereka lagi.

Biar mereka laksanakan tugas itu dan capai objektif yang kita mahukan.

3. Pekerja amat matang.

Mereka yang berada dalam kategori ini sudah lama bertugas di syarikat kita.

Mereka mempunyai pengetahuan dan kemahiran tinggi dalam menjalankan tugas mereka. Mereka sudah bertaraf pakar dalam bidang itu.

Apabila kita menyerahkan tugas kepada golongan ini, caranya adalah dengan berinteraksi secara positif sahaja.

Tujuan kita menyerahkan tugas-tugas operasi bisnes kepada pekerja adalah:

1. Supaya kita ada masa bagi menjalankan kerja-kerja hakiki kita sebagai usahawan, iaitu mengembangkan bisnes kita.
2. Supaya pekerja kita makin tinggi kompetensinya, yakni makin hari dia makin pandai menjalankan tugas-tugas yang makin tinggi nilai bisnesnya.
3. Supaya kita mempunyai pasukan pekerja yang mempunyai kemampuan mengambil alih pengurusan operasi bisnes kita.
4. Supaya bisnes berkembang, pasaran makin luas, jualan makin naik, pendapatan syarikat makin naik, dengan itu kita mampu memberi ganjaran lebih tinggi kepada pekerja.

Buat 3 Perkara Sebelum Menyerahkan Tugas Kepada Staff Anda.

Sebelum menyerahkan tugas-tugas kepada pekerja, lakukan ini:

1. Mesti ditetapkan dulu tugas-tugas operasi yang mana yang akan diserahkan kepada pekerja yang mana.

Sebagai contoh, pada masa ini kita sendiri yang membuat jadual marketing tahunan. Staff hanya melaksanakan sahaja jadual yang kita sediakan itu.

Jadi, kita boleh serahkan kepada staff supaya dia yang menyediakan jadual marketing untuk tahun hadapan, dan dia juga yang akan memonitor pelaksanaan jadual itu.

2. Mesti ditetapkan ukuran pencapaiannya atau istilahnya performance standard.

Apa ukuran yang kita akan gunakan bagi menilai apakah tugas yang diserahkan itu sudah dilaksanakan dengan betul.

Sebagai contoh, kita akan nilai pencapaian staff itu berdasarkan kadar peningkatan angka-angka jualan.

3. Mesti ditetapkan jadual dan tarikh tugas yang diserahkan itu perlu disiapkan.

Jadual sangat penting supaya pekerja dapat melaksanakan dan menyiapkan tugasan berdasarkan masa yang ditetapkan.

6 Prinsip Pengurusan & Penugasan Yang Berkesan.

Berikut adalah prinsip-prinsip pengurusan dan penugasan yang berkesan:

1. Pilih orang bawahan yang akan diserahkan tugas itu kepadanya. Jangan tersalah pilih.
2. Selaraskan antara tugas itu dengan kemampuan orang itu. Pastikan pekerja yang diserahkan tugas itu mampu melaksanakan tugas itu.
3. Cara kita serahkan tugas itu mesti berkesan. Apabila berkesan barulah kita ada masa untuk membuat kerja-kerja hakiki kita sendiri.
4. Makin banyak tugas yang dapat diserahkan kepada orang bawahan kita, makin banyak masa kita bagi menjalankan kerja-kerja hakiki kita.
5. Kepada pekerja yang baru masuk, serahkan tugas yang kecil-kecil dulu. Itulah cara kita menaikkan keyakinannya dan kompetensinya.
6. Kepada pekerja yang sudah mahir, serahkan seluruh tugas itu. Berikan 100% kepercayaan kepada pekerja itu supaya dia jalankan tugas itu sampai selesai. Semakin kerap kita serahkan tugas kepada pekerja itu, semakin tinggi kompetensinya.

8 Strategi Management By Exception (Pengurusan Kekecualian)

Apabila menyerahkan tugas kepada pekerja, amalkan strategi management by exception atau pengurusan kekecualian.

Lakukan ini:

1. Beritahu gol yang mesti dicapai.
2. Beritahu standard ataupun mutu yang mesti dicapai.
3. Beritahu jadual dan tarikh tugas mesti disiapkan.
4. Beritahu mereka boleh datang jumpa kita apabila ada problem. Jika tiada problem, jalan terus.
5. Jika tugas itu dilaksanakan ikut jadual, teruskan.
6. Jika tugas itu dilaksanakan ikut bajet, teruskan.
7. Mereka mesti hantar kepada kita laporan kemajuan harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Hantar laporan harian menggunakan smartfon sahaja.
8. Kecuali berlaku perkara di luar jangkaan, baru bawa kes itu ke pengetahuan kita. Jika tidak, cukup dengan hantar laporan sahaja.

Kemampuan kita menyerahkan tugas kepada pekerja kita adalah skill mengurus yang paling penting yang mesti ada pada seseorang usahawan.

3 Hasil Penyerahan Tugas Yang Berkesan

Hasil penyerahan tugas yang berkesan:

1. Bakat dan skill keusahawanan kita sendiri dapat berkembang. Kita bukan hanya mampu membuka bisnes, kita juga mampu mengembangkan bisnes kita itu.
2. Bakat dan skill pekerja kita juga berkembang. Mereka menjadi mampu dan mahir dalam menguruskan kerja-kerja operasi syarikat dan bisnes kita.
3. Bisnes kita juga dapat berkembang lebih pesat, manakala syarikat kita dapat membesar.

Usahawan yang tidak pandai menyerahkan tugas kepada pekerjanya, dia takkan mampu mengembangkan bisnesnya dan membesarkan syarikatnya.

Belajar Teknik Komunikasi Sebagai Ketua Untuk Menaikkan Semangat Kerja Staff Supaya Lebih Rajin & Kuat Bekerja.

Dalam panduan ini, anda akan belajar 4 jenis teknik komunikasi ketua yang boleh menaikkan semangat kerja staff supaya lebih rajin bekerja, boleh menerima arahan dan teguran daripada anda.

Panduan ini dihasilkan bersama partner kami, Team Lead Like Muhammad.

4 jenis teknik yang anda akan belajar iaitu:

Panduan 1: Mendorong & Menaikkan Semangat Kerja Staff
Panduan 2: Memberi Arahan Berkesan
Panduan 3: Menegur Untuk Kebaikan Pasukan
Panduan 4: Mengurus Konflik Dalam Pasukan

Klik butang di bawah untuk info lanjut.