Laporan jualan nampak memberangsangkan. Tempahan bertambah, pasukan semakin sibuk dan pelanggan masih masuk. Tetapi apabila tiba masa membayar komitmen, owner membuka akaun bank dan mula tertanya-tanya: duit pergi mana?
Keadaan sales naik tetapi duit tak ada memerlukan semakan pada perjalanan wang. Jualan, keuntungan dan tunai memberi maklumat yang berbeza. Untuk memahami tekanan yang sedang berlaku, kita perlu melihat bila wang diterima, bila ia dibayar dan apa yang sudah mengikatnya.
Artikel ini memberi rangka semakan operasi untuk perbincangan bersama pasukan kewangan. Keputusan khusus tetap perlu dibuat berdasarkan rekod sebenar syarikat.
Sales naik duit tak ada: semak jualan yang belum menjadi kutipan
Mulakan dengan senarai pelanggan yang belum membayar. Sesuatu jualan mungkin sudah direkodkan, sedangkan bayaran hanya diterima kemudian. Perbezaan waktu ini bermakna laporan boleh menunjukkan keuntungan sebelum wang berkaitan masuk ke akaun bank. Perbezaan tersebut turut diterangkan dalam panduan petunjuk kewangan BDC.
Lihat invois satu demi satu mengikut tarikh matang. Bezakan bayaran yang belum sampai tempoh, bayaran lewat dan tuntutan yang dipertikaikan. Setiap kategori memerlukan tindakan susulan yang berlainan.
Contohnya, pelanggan mungkin belum membayar kerana dokumen penghantaran tidak lengkap. Dalam keadaan itu, masalah kutipan mempunyai kaitan dengan proses operasi. Menelefon meminta bayaran berulang kali tidak menyelesaikan dokumen yang masih tertinggal.
Tentukan siapa mengurus setiap tindakan dan bila maklum balas seterusnya diperlukan. Rekod kutipan patut mengandungi perkembangan yang boleh ditindaklanjuti, bukan sekadar jumlah tertunggak.
Lihat wang yang sudah berada dalam stok
Semak barang yang dibeli dan masih belum digunakan atau dijual. Sebahagian wang mungkin sudah bertukar menjadi stok yang bergerak perlahan. Pada masa yang sama, pembelian baharu terus dibuat kerana pasukan tidak melihat baki yang tersedia.
Asingkan stok mengikut pergerakan, lokasi dan keadaan. Barang yang masih laku tetapi tersalah lokasi memerlukan tindakan berbeza daripada barang rosak atau permintaannya sudah berkurang.
Hubungan antara stok, tempoh kutipan dan tempoh pembayaran pembekal dikenali sebagai sebahagian daripada kitaran penukaran tunai. BDC menerangkan hubungan ini dalam panduan cash conversion cycle.
Bawa maklumat stok ke dalam perbincangan pembelian. Pasukan perlu tahu apa yang masih tersedia sebelum membuat komitmen seterusnya. Jangan terus melupuskan atau memberi diskaun besar tanpa menilai permintaan, kos dan pilihan yang ada.
Padankan tambahan jualan dengan tambahan belanja
Gunakan satu tempoh yang sama untuk menyemak kutipan dan pembayaran. Senaraikan belanja yang meningkat ketika tempahan bertambah, termasuk bahan, penghantaran, kerja tambahan dan pembelian segera.
Sebagai ilustrasi, satu kempen mungkin membawa banyak pesanan kecil ke lokasi berjauhan. Pasukan gembira dengan jumlah pesanan, tetapi penghantaran menjadi lebih kerap. Owner perlu melihat sama ada cara memenuhi pesanan itu masih sesuai dengan harga yang ditawarkan.
Semak juga belanja sekali sahaja seperti pembelian peralatan atau bayaran pendahuluan. Jangan campurkan semuanya lalu menyimpulkan bahawa keseluruhan operasi tidak menguntungkan. Pasukan akaun boleh membantu menjelaskan pengelasan dan kesan transaksi tersebut.
Tujuannya ialah membina gambaran yang boleh diterangkan. Setiap jumlah besar patut mempunyai sebab, dokumen dan pihak yang mengetahui latar belakangnya.
Semak pengeluaran yang berlaku di luar rancangan
Ada pembayaran yang tidak masuk dalam perbincangan rutin. Pembelian dibuat terus oleh owner, tuntutan diserahkan lewat atau komitmen diluluskan tanpa memaklumkan pasukan kewangan. Apabila semuanya dibayar dalam minggu yang sama, baki tunai berubah dengan cepat.
Kumpulkan komitmen yang sudah dipersetujui walaupun invois belum diterima. Minta setiap penanggungjawab menyatakan tujuan, jumlah anggaran dan masa pembayaran yang dijangka. Ini membantu pasukan melihat keperluan lebih awal.
Pengeluaran untuk kegunaan owner juga perlu direkod dan dibincangkan dengan pengelasan yang sesuai. Elakkan menilai baki bank tanpa memahami transaksi yang sudah berlaku. Semakan kewangan memerlukan disiplin daripada seluruh pihak yang boleh membuat komitmen.
Bina semakan mingguan yang boleh menghasilkan tindakan
Untuk permulaan, sediakan satu pandangan ringkas tentang baki tersedia, jangkaan kutipan, pembayaran yang perlu dibuat dan komitmen akan datang. Nyatakan andaian serta tarikh kemas kini supaya orang tidak menganggap semua jangkaan sebagai wang yang sudah pasti diterima.
Semak bersama pihak yang mengetahui jualan, operasi dan kewangan. Jika kutipan lewat, tentukan tindakan terhadap dokumen atau pelanggan. Jika pembelian tidak sepadan dengan stok, semak keputusan pesanan. Jika tambahan kos datang daripada penghantaran, lihat susunan operasi tersebut.
Catat perubahan daripada jangkaan asal. Selepas beberapa kitaran semakan, kita dapat mengenal pasti perkara yang kerap terlepas dan memperbaiki cara merancang.
Jika rekod tidak lengkap, mulakan dengan menyatakan jurang tersebut secara terbuka. Tentukan dokumen yang perlu dicari dan siapa menyediakannya. Jangan menutup perbezaan angka dengan anggaran yang tidak ditandakan kerana keputusan seterusnya akan bergantung pada gambaran itu.
Apabila sales naik tetapi tunai terasa sempit, elakkan membuat keputusan hanya daripada satu angka. Jejak wang melalui rekod sebenar, sambungkan penemuan kepada proses kerja dan selesaikan punca yang sudah dikenal pasti satu demi satu.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Panduan Merancang Belanja Bisnes Untuk Elak Masalah Cashflow dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan kewangan.
