“Belanja sikit saja, bos.”
Ayat ini mudah membuat kita melepaskan satu transaksi tanpa banyak semakan. Tambang penghantaran tambahan, pembelian barang yang sama, caj kecil dan tuntutan segera kelihatan tidak penting apabila dilihat berasingan. Tetapi bagi pengurusan, soalan yang perlu dijawab ialah mengapa perkara itu berlaku dan berapa kerap ia berulang.
Kebocoran duit bisnes tidak semestinya bermaksud seseorang mengambil wang. Ia juga boleh muncul melalui pembaziran, kerja semula, pembelian tidak perlu atau kawalan rekod yang lemah. Kita perlu membezakan keadaan tersebut sebelum membuat tuduhan atau mengubah polisi.
Mulakan semakan dengan transaksi yang boleh dijejak. Tujuannya ialah memahami corak perbelanjaan dan memperbaiki proses yang menghasilkan kos berulang.
Kebocoran duit bisnes: kumpulkan transaksi mengikut tujuan
Jika semua belanja kecil dimasukkan ke bawah satu label umum, susah untuk melihat perkara yang sedang berlaku. Cuba asingkan mengikut tujuan yang cukup jelas, seperti penghantaran tambahan, barang kegunaan pejabat, pembaikan kecil atau bahan operasi.
Sebagai contoh, beberapa pembelian alat yang sama dalam sebulan mungkin mempunyai sebab munasabah kerana digunakan di lokasi berlainan. Namun, ia juga boleh berlaku kerana barang terdahulu tidak direkod, hilang atau dibeli sekali lagi oleh orang lain.
Semak dokumen dan tanya penanggungjawab sebelum membuat kesimpulan. Kategori membantu kita mencari soalan, tetapi kategori sahaja tidak membuktikan pembaziran atau salah laku.
Pastikan rekod menyatakan tarikh, jumlah, tujuan, lokasi dan pihak yang meminta. Maklumat ringkas ini lebih berguna daripada keterangan “barang site” yang tidak dapat dikaitkan dengan keperluan tertentu.
Cari punca belanja kecemasan yang kerap
Ada perbelanjaan tambahan yang berlaku kerana sesuatu kerja tidak dirancang dengan baik. Barang dibeli lewat, penghantaran perlu dibuat dua kali atau pasukan terpaksa mendapatkan bekalan daripada sumber yang lebih mahal untuk mengejar masa.
Bayangkan sebuah premis membeli bahan setiap pagi kerana stok semalam hanya diketahui selepas kedai dibuka. Orang yang membeli kelihatan cekap menyelesaikan masalah. Namun, pertanyaan pengurusan patut pergi lebih jauh: mengapa keperluan esok tidak dapat diketahui lebih awal?
Semak masa rekod dikemas kini, orang yang menyemak baki dan cara permintaan dibuat. Mungkin penyelesaiannya ialah satu semakan penutupan harian yang membolehkan pembelian disusun dengan lebih teratur.
Jangan potong belanja kecemasan secara membuta tuli sehingga kerja penting terhenti. Bina jalan yang mengurangkan keperluan kecemasan tersebut sambil menyediakan kaedah untuk keadaan yang benar-benar tidak dijangka.
Jadikan bukti mudah diserahkan
Pekerja mungkin menyimpan resit dalam poket, menghantar gambar ke kumpulan yang berbeza atau hanya menyerahkan dokumen pada hujung bulan. Apabila pasukan akaun bertanya, konteks transaksi sudah sukar diingati.
Tetapkan satu tempat untuk menghantar rekod perbelanjaan. Beri contoh dokumen yang boleh dibaca dan maklumat tambahan yang diperlukan. Jika resit tidak tersedia, sediakan proses pengecualian yang memerlukan penjelasan serta semakan pihak yang sesuai.
Proses ini mesti praktikal untuk orang di lapangan. Borang terlalu panjang boleh menyebabkan orang menangguhkan pengisian. Pilih maklumat yang memang diperlukan untuk mengesahkan tujuan, pihak berkaitan dan jumlah.
Bezakan penghantaran bukti dengan kelulusan belanja. Sesuatu transaksi yang mempunyai resit masih perlu dinilai berdasarkan tujuan dan kuasa yang diberikan. Dokumen menunjukkan transaksi berlaku; ia tidak dengan sendirinya menjelaskan sama ada transaksi itu patut dibuat.
Padankan kawalan dengan risiko
Tidak semua pembelian kecil perlu melalui owner. Terlalu banyak kelulusan boleh menyebabkan kelewatan dan mendorong pekerja mencari jalan tidak rasmi. Tentukan had serta jenis belanja yang boleh diurus oleh penyelia dalam bajet yang sudah dipersetujui.
Pada masa yang sama, elakkan seorang individu meminta, meluluskan dan menyemak keseluruhan transaksi tanpa pandangan orang lain. Bagi pasukan kecil, semakan berkala oleh pihak berbeza boleh membantu mengenal pasti perkara yang memerlukan penjelasan.
Catat pengecualian seperti pembelian tanpa perancangan, dokumen lewat atau jumlah yang berbeza daripada kelulusan. Semak coraknya sebelum mengubah polisi. Tumpukan perhatian pada masalah yang berulang dan mempunyai kesan operasi.
Jelaskan bahawa kawalan turut melindungi pekerja yang menjalankan tugas dengan jujur. Rekod yang baik membolehkan mereka menerangkan tindakan apabila transaksi dipersoalkan kemudian.
Pilih satu kategori untuk diperbaiki dahulu
Ambil rekod satu bulan dan pilih kategori belanja yang paling sukar dijelaskan. Semak beberapa transaksi bersama pihak yang terlibat. Cari sama ada isu utamanya perancangan, rekod, penggunaan barang atau kelulusan.
Kemudian tetapkan satu pembetulan yang khusus dan orang yang menjaganya. Selepas tempoh percubaan, lihat sama ada pembelian berulang berkurang, bukti lebih lengkap dan kerja tetap berjalan.
Pastikan semakan mempunyai nada mencari penjelasan. Soalan tentang tujuan dan bukti transaksi boleh ditanya secara profesional tanpa menuduh. Jika terdapat petunjuk salah laku, simpan rekod dan gunakan proses dalaman yang sesuai untuk mendapatkan fakta sebelum menentukan tindakan.
Semakan perbelanjaan kecil patut menghasilkan cara kerja yang lebih baik. Bila kita dapat menjelaskan mengapa wang dibelanjakan dan bagaimana keperluan itu dirancang, barulah kawalan kewangan mempunyai makna dalam operasi harian.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Sistem File & Rekod Akaun dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan kewangan.
