Laporan bulanan menunjukkan untung. Tetapi apabila tiba masa membayar pembekal, orang akaun meminta owner menambah duit. Kita buka semula laporan, tengok angka di bahagian bawah dan bertanya, “Kalau betul untung, duit itu pergi mana?”
Perbezaan untung dan aliran tunai boleh menjelaskan keadaan ini. Untung mengukur hasil selepas mengambil kira perbelanjaan bagi sesuatu tempoh mengikut asas perakaunan yang digunakan. Aliran tunai pula menunjukkan wang yang benar-benar masuk dan keluar. Kedua-duanya menjawab soalan berbeza tentang bisnes yang sama.
Untuk memahami jurang itu, kita perlu menyambungkan laporan untung rugi kepada rekod kutipan, stok, aset, hutang dan transaksi pemilik. Tujuannya supaya keputusan seterusnya berdasarkan perjalanan wang yang boleh dijejak.
Perbezaan untung dan aliran tunai: semak hasil yang belum menjadi kutipan
Dalam perakaunan berasaskan akruan, hasil boleh diiktiraf sebelum pelanggan membayar, tertakluk kepada syarat pengiktirafan yang berkenaan. Sebab itu, jualan dan keuntungan pada sesuatu bulan tidak semestinya disertai jumlah tunai yang sama.
Sebagai ilustrasi, sebuah syarikat servis sudah menyelesaikan kerja dan mengeluarkan invois kepada pelanggan. Pelanggan mempunyai tempoh bayaran yang dipersetujui. Sementara menunggu kutipan, syarikat tetap perlu membayar upah dan perbelanjaan operasi. Laporan boleh menunjukkan margin positif sedangkan tunai belum diterima.
BDC menerangkan hubungan keuntungan dan aliran tunai, termasuk bagaimana masa penerimaan dan pembayaran boleh menyebabkan tekanan tunai walaupun bisnes mencatat keuntungan.
Minta senarai invois yang belum dibayar, tarikh matang dan tindakan kutipan. Bezakan invois yang masih dalam tempoh biasa dengan invois lewat atau dipertikaikan. Tindakan terhadap pelanggan yang belum menerima dokumen lengkap tentu berbeza daripada tindakan terhadap pelanggan yang menangguhkan bayaran tanpa alasan jelas.
Perhatikan wang yang sedang berada dalam stok
Pembelian stok juga boleh menggunakan wang lebih awal daripada masa barang itu dijual. Baki bank berkurang ketika bayaran dibuat, tetapi stok yang belum dijual masih direkodkan sebagai aset mengikut kaedah perakaunan yang berkaitan.
Contohnya, kita membeli lebih banyak bahan kerana mahu mendapatkan harga pukal. Harga seunit kelihatan menarik, tetapi sebahagian bahan itu mungkin hanya digunakan beberapa bulan kemudian. Keputusan pembelian hari ini sudah mengambil ruang tunai daripada keperluan minggu hadapan.
Semak stok mengikut kuantiti, nilai, kadar penggunaan dan tempoh simpanan. Jangan terus menyimpulkan bahawa semua stok tinggi itu pembaziran. Ada stok diperlukan untuk menampung masa penghantaran pembekal. Persoalannya ialah sama ada jumlah tersebut berasas atau sekadar dibeli kerana tawaran nampak murah.
Bawa orang operasi dalam semakan ini. Orang akaun boleh menunjukkan nilai, tetapi orang yang menggunakan bahan perlu menjelaskan keperluan sebenar dan barang yang semakin sukar digunakan.
Bezakan belanja operasi dengan penggunaan tunai lain
Wang juga boleh keluar untuk membeli aset, membayar prinsipal pinjaman atau transaksi pemilik. Pergerakan ini tidak semuanya muncul sebagai perbelanjaan semasa dalam laporan untung rugi dengan jumlah yang sama.
Pembelian mesin, misalnya, boleh mengurangkan wang bank dengan ketara pada waktu pembayaran. Cara kosnya muncul dalam akaun berbeza daripada pembayaran tunai tersebut. Begitu juga bayaran pinjaman yang perlu diasingkan antara komponen prinsipal dan kos pembiayaan mengikut rekod yang betul.
Minta orang akaun menjelaskan setiap transaksi besar menggunakan dokumen sebenar. Elakkan melabel semua pengeluaran sebagai “kos” semata-mata kerana wang keluar. Klasifikasi yang salah boleh menyebabkan owner membuat kesimpulan yang salah tentang prestasi operasi.
Bagi transaksi pemilik, pastikan tujuan dan catatannya jelas serta sesuai dengan bentuk entiti. Artikel ini bukan penentuan rawatan cukai atau perakaunan untuk transaksi tertentu; perkara tersebut perlu disahkan berdasarkan dokumen syarikat.
Bina penjelasan yang boleh diikuti owner
Mulakan dengan baki bank awal tempoh. Senaraikan kutipan dan penerimaan sebenar, kemudian tolak pembayaran yang benar-benar berlaku. Jumlah akhirnya patut dapat dipadankan dengan baki bank akhir selepas mengambil kira perkara rekonsiliasi yang berkaitan.
Selepas itu, bandingkan penjelasan tersebut dengan laporan untung rugi. Tanya bahagian mana menyebabkan perbezaan: jualan belum dikutip, stok bertambah, pembelian aset, pembayaran hutang atau perkara lain yang mempunyai bukti.
Jangan campurkan penerimaan pinjaman dengan jualan untuk membuat prestasi nampak lebih baik. Pinjaman boleh menambah baki bank tetapi turut membawa obligasi. Pemisahan ini membantu kita melihat sama ada operasi menghasilkan tunai atau sedang disokong oleh sumber lain.
Tentukan tindakan berdasarkan punca
Jika jurang utama datang daripada kutipan lewat, fokus pada dokumen invois dan susulan pelanggan. Jika wang terikat dalam stok, semak pembelian serta pergerakan barang. Jika puncanya pembelian aset yang dirancang, nilai sama ada baki tunai selepas pembelian mencukupi untuk komitmen yang diketahui.
Keuntungan masih penting, dan wang dalam bank juga penting. Owner memerlukan kedua-dua bacaan itu untuk memahami keadaan bisnes. Apabila laporan untung dan rekod tunai boleh disambungkan dengan jelas, soalan “duit pergi mana” mula berubah menjadi keputusan yang lebih tepat tentang apa perlu dibuat selepas ini.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Sistem File & Rekod Akaun dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan kewangan.
