Dahulu sebuah kedai dan beberapa orang pekerja. Sekarang sudah ada beberapa lokasi, pasukan lebih ramai dan urusan semakin banyak. Dari luar, perkembangan itu nampak membanggakan. Bagi owner, hari pula terasa semakin pendek.
Telefon berbunyi sejak pagi. Isu satu cawangan belum selesai, cawangan lain sudah meminta keputusan. Pada waktu malam, barulah ada ruang melihat laporan, itu pun dengan tenaga yang semakin berkurang.
Apabila bisnes makin besar dan owner makin sibuk, kita perlu menyemak bagaimana tanggungjawab pengurusan berkembang. Pertambahan jualan serta pekerja membawa lebih banyak hubungan kerja. Cara mengurus yang sesuai ketika kecil mungkin sudah tidak mampu menampung kerumitan baharu.
Bisnes makin besar: kerumitan bertambah melalui hubungan antara kerja
Satu lokasi mungkin membolehkan owner melihat hampir semua perkara sendiri. Apabila lokasi bertambah, kita perlu mengetahui keadaan tanpa berada di setiap tempat. Maklumat yang dahulu diperoleh melalui pandangan mata kini perlu disampaikan oleh orang lain.
Keputusan juga mula melibatkan lebih daripada satu pasukan. Pembelian mempengaruhi wang tersedia, promosi mempengaruhi kapasiti operasi dan cuti pekerja mempengaruhi susunan servis. Jika tiada penyelarasan, owner menjadi tempat semua hubungan ini dipadankan.
Bilangan pekerja sahaja tidak menunjukkan kemampuan pengurusan sudah meningkat. Pasukan boleh bertambah pada peringkat pelaksanaan sementara fungsi menyusun, menyemak dan membuat keputusan masih dipegang oleh seorang individu.
Semak kerja pengurusan yang muncul akibat perkembangan bisnes. Tentukan fungsi yang sudah mempunyai penanggungjawab dan perkara yang masih kembali kepada owner secara kebiasaan.
Asingkan kesibukan mengikut jenis
Sepanjang beberapa hari, catat perkara yang mengambil perhatian kita. Bezakan keputusan strategik, kelulusan rutin, penyelesaian kecemasan, semakan hasil dan kerja yang sebenarnya boleh dilakukan oleh orang lain.
Rekod ini membantu mengelakkan kesimpulan terlalu umum seperti “saya memang banyak kerja”. Kita boleh melihat kategori yang paling kerap mengganggu dan sebab ia masih memerlukan kehadiran owner.
Contohnya, jika banyak masa digunakan untuk mencari status tugasan, masalah mungkin berkaitan laporan. Jika masa habis menentukan siapa melakukan kerja, pembahagian tanggungjawab mungkin belum jelas. Jika kesilapan sama berulang, proses latihan atau semakan perlu diperiksa.
Setiap jenis kesibukan memerlukan pembetulan berbeza. Mengambil seorang pembantu boleh membantu urusan tertentu, tetapi belum tentu menyelesaikan kekaburan keputusan dalam seluruh organisasi.
Bina kemampuan pengurus secara berperingkat
Pilih keputusan rutin yang boleh dipindahkan dengan risiko terkawal. Jelaskan hasil yang perlu dijaga, maklumat yang diperlukan dan had kuasa. Bimbing pengurus melalui beberapa situasi sebelum mengurangkan penglibatan kita.
Jika kita terus memberikan jawapan bagi setiap persoalan, orang tidak mempunyai banyak peluang melatih pertimbangannya. Minta mereka membawa pilihan dan cadangan, kemudian bincangkan sebab sesuatu pilihan lebih sesuai.
Pada masa yang sama, jangan menyerahkan tanggungjawab besar tanpa sumber. Pengurus memerlukan masa, kemahiran dan akses maklumat. Jika semua perkara itu belum tersedia, kegagalannya mungkin menunjukkan kelemahan persediaan organisasi.
Tetapkan semakan yang konsisten supaya owner masih mempunyai pandangan terhadap hasil. Ruang membuat keputusan dan pemantauan boleh dibina bersama, kemudian dilaraskan apabila kemampuan pengurus meningkat.
Kurangkan gangguan melalui irama pengurusan
Tentukan masa untuk membincangkan isu rutin dan jenis perkara yang perlu dirujuk segera. Tanpa aturan ini, semua soalan boleh dianggap mendesak kerana setiap orang mahu menyelesaikan bahagiannya secepat mungkin.
Satu sesi penyelarasan ringkas boleh mengumpulkan isu yang memerlukan keputusan owner. Pasukan perlu datang dengan maklumat yang cukup, bukan sekadar senarai masalah untuk difikirkan semula dari awal.
Tetapkan laporan yang menunjukkan hasil, perbezaan daripada rancangan dan tindakan terbuka. Owner boleh menumpukan perhatian pada pengecualian yang penting sambil membiarkan keputusan harian bergerak pada peringkat yang sesuai.
Pastikan aturan ini tidak melambatkan isu keselamatan atau keadaan yang mempunyai kesan besar. Jelaskan cara mendapatkan perhatian segera apabila benar-benar diperlukan.
Semak pertumbuhan sebelum menambah komitmen
Sebelum membuka lokasi atau projek seterusnya, lihat kemampuan pengurusan yang sudah ada. Siapa akan memegang operasi tambahan? Bagaimana maklumat dikumpulkan? Apa yang akan berlaku kepada perhatian owner terhadap unit sedia ada?
Kadangkala, mengukuhkan struktur semasa memberi asas lebih baik untuk perkembangan seterusnya. Tempoh menyusun proses, melatih pengurus dan memperkemas rekod ialah sebahagian daripada kerja membesarkan bisnes.
Mulakan minggu ini dengan satu kelompok keputusan yang paling kerap kembali kepada kita. Pilih orang yang sesuai, bina panduan dan uji pemindahan tanggungjawab secara teratur.
Perhatikan juga keputusan yang dibuat dua kali. Pengurus sudah menyelesaikan sesuatu perkara, tetapi owner menyemaknya semula dari awal tanpa sebab yang jelas. Amalan ini boleh menghabiskan masa kedua-dua pihak dan membuat pengurus menunggu keputusan akhir setiap kali. Tentukan perkara yang memerlukan semakan awal, perkara yang cukup dilaporkan kemudian dan keadaan yang membolehkan keputusan dibuka semula.
Bisnes yang berkembang perlu disertai kemampuan organisasi mengurus perkembangan tersebut. Jika seluruh tambahan kerumitan masih ditampung oleh masa owner, itulah petunjuk bahawa struktur kerja perlu berkembang bersama saiz perniagaan.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Menurunkan Tugas dan Kuasa Kepada Pasukan dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel membina bisnes jangka panjang.
