Pelanggan membuat bayaran yang besar pada waktu pagi. Baki bank naik dan owner mula memikirkan pembelian yang tertangguh. Tetapi sebahagian wang itu mungkin diperlukan untuk menyiapkan kerja pelanggan tersebut, membayar komitmen lama atau menampung operasi sebelum kutipan seterusnya.
Mengurus duit masuk bisnes memerlukan kita melihat tujuan penerimaan, kewajipan yang berkaitan dan tarikh wang akan digunakan. Baki yang kelihatan dalam akaun ialah satu maklumat. Keputusan berbelanja memerlukan gambaran komitmen yang lebih lengkap.
Kita perlu membezakan wang sudah diterima daripada wang yang boleh digunakan tanpa menjejaskan janji dan keperluan lain. Cara membezakannya mesti disokong oleh rekod, bukannya anggaran dalam kepala owner sahaja.
Mengurus duit masuk bisnes: kenal pasti sumbernya
Penerimaan boleh datang daripada kutipan jualan terdahulu, bayaran bagi kerja semasa, deposit pelanggan atau sumber lain. Setiap jenis mempunyai hubungan yang berbeza dengan kerja dan komitmen syarikat.
Catat rujukan transaksi serta tujuan penerimaan. Jika wang pelanggan belum dapat dipadankan dengan invois atau pesanan, selesaikan padanan itu sebelum menganggap baki tersebut sebagai lebihan yang jelas.
Sebagai ilustrasi, deposit untuk satu tempahan mungkin diterima sebelum bahan dibeli dan kerja dimulakan. Wang itu hadir lebih awal dalam akaun, tetapi kerja yang dijanjikan masih memerlukan sumber. Keputusan menggunakan wang tersebut perlu mengambil kira kemampuan menunaikan tempahan berkenaan.
Rawatan akaun, syarat pemulangan atau aturan penggunaan tertentu perlu disemak berdasarkan transaksi dan perjanjian yang sebenar. Jangan menggunakan satu kaedah umum untuk semua bentuk penerimaan tanpa memahami kewajipannya.
Letakkan komitmen mengikut tarikh
Senaraikan pembayaran yang telah diketahui, termasuk yang belum tiba tarikh bayar. Rekod perlu menunjukkan jumlah, tarikh jangkaan, tujuan dan tahap kepastian. Bezakan kewajipan yang sudah wujud daripada cadangan belanja yang masih boleh diputuskan.
Contohnya, bayaran pembekal yang sudah dipersetujui berbeza daripada pembelian peralatan yang baru dicadangkan. Kedua-duanya mungkin penting, tetapi ruang membuat keputusan tidak sama.
Masukkan juga keperluan untuk menyiapkan kerja yang sudah diterima. Jika hanya invois pembekal yang sudah sampai dimasukkan, rekod boleh terlepas pembelian yang belum dibuat tetapi memang diperlukan bagi memenuhi pesanan pelanggan.
BDC menerangkan pengurusan aliran tunai dengan perhatian kepada masa kutipan dan pembayaran. Dalam amalan syarikat, masa tersebut perlu diterjemahkan kepada rekod komitmen yang dikemas kini mengikut keadaan sebenar.
Bezakan penerimaan pasti daripada jangkaan
Owner mungkin mengatakan pelanggan lain akan membayar minggu hadapan. Catat jangkaan itu, tetapi nyatakan asasnya: tarikh yang dipersetujui, pengesahan pelanggan atau sekadar kebiasaan bayaran sebelum ini.
Jika satu pembayaran penting bergantung pada kutipan yang belum pasti, tandakan hubungan itu. Dengan cara ini, orang yang membuat keputusan boleh melihat risiko kelewatan sebelum menggunakan wang yang sudah tersedia.
Gunakan senario yang sesuai untuk menilai kesannya. Apa berlaku jika kutipan tersebut masuk lewat? Komitmen mana masih perlu ditunaikan dan pilihan apa yang perlu dibincangkan lebih awal? Penilaian ini membantu mengelakkan keputusan tergesa-gesa pada hari pembayaran.
Jangan mencampurkan anggaran yang terlalu optimistik dengan wang yang sudah diterima seolah-olah semuanya mempunyai kepastian sama. Penjelasan tentang tahap kepastian boleh lebih berguna daripada satu angka besar yang kelihatan meyakinkan.
Bina aturan sebelum meluluskan belanja tambahan
Sebelum membuat pembelian baharu, semak tujuan, keutamaan dan kesannya terhadap baki selepas komitmen. Orang yang meluluskan perlu melihat maklumat terkini, terutama jika beberapa jabatan meminta perbelanjaan pada waktu yang sama.
Sebagai contoh rekaan, bahagian operasi mahu menambah peralatan sementara pemasaran mahu menjalankan kempen. Kedua-dua cadangan perlu dinilai berdasarkan hasil dan kemampuan pelaksanaan. Baki bank hari ini sahaja tidak menunjukkan bahawa kedua-duanya boleh dibuat serentak.
Tetapkan siapa mengemas kini kedudukan komitmen dan bila semakan dibuat. Jika rekod hanya dikemas kini selepas semua bayaran keluar, ia membantu melihat sejarah tetapi kurang membantu memilih tindakan sebelum wang digunakan.
Aturan dalaman boleh membezakan belanja rutin yang sudah diluluskan daripada belanja tambahan yang memerlukan semakan baharu. Hadnya perlu sesuai dengan struktur syarikat dan boleh dijelaskan kepada pengguna.
Semak selepas keputusan, bukan hanya sebelum bayaran
Apabila belanja diluluskan, masukkan komitmen itu ke dalam rekod walaupun bayaran belum dibuat. Ini mengelakkan pihak lain menganggap wang yang sama masih tersedia untuk keputusan seterusnya.
Selepas bayaran berlaku, padankan dengan rujukan dan bukti yang berkaitan. Jika jumlah atau tarikh berubah, kemas kini jangkaan supaya gambaran tunai terus mencerminkan keadaan terkini.
Bagi pengeluaran pemilik atau keputusan pengagihan, gunakan proses yang sesuai dengan entiti serta kewajipan syarikat dan dapatkan semakan profesional apabila diperlukan. Jangan menjadikan baki bank semasa sebagai satu-satunya asas untuk menentukan jumlah yang boleh dikeluarkan.
Kalau kita mahu mengukuhkan pemahaman tentang asas pengurusan wang sebelum menyusun rutin semakan ini, kita boleh merujuk Kursus Asas Pengurusan Wang Bisnes (Rakaman) dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes sebagai bahan pembelajaran lanjut.
Disiplin ini memberi owner pandangan yang lebih jujur tentang ruang berbelanja. Wang yang masuk membawa pilihan, tetapi pilihan itu perlu ditimbang bersama kerja serta janji yang masih perlu ditunaikan.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan kewangan.