Seorang staf menerima permintaan pembelian, memilih pembekal, membuat bayaran dan menyimpan rekod. Owner berasa lega kerana semua urusan dapat diselesaikan oleh orang yang dipercayai. Tetapi apabila timbul perbezaan angka, hampir seluruh penjelasan juga bergantung pada orang yang sama.
Pengasingan tugas kewangan membantu mewujudkan semakan antara peringkat transaksi. Tujuannya melindungi wang syarikat dan orang yang menjalankan kerja dengan jujur. Apabila permohonan, keputusan, pembayaran dan rekod boleh diperiksa, kesilapan lebih mudah dikenal pasti serta dijelaskan.
Pasukan kecil mungkin tidak mampu menyediakan orang berasingan bagi setiap langkah. Namun, keadaan itu tidak bermaksud keseluruhan transaksi patut berjalan tanpa semakan yang sesuai. Kita boleh bermula dengan mengenal pasti bahagian yang paling memerlukan pemeriksaan oleh pihak lain.
Lihat pengasingan tugas kewangan sepanjang satu transaksi
Ambil satu pembelian sebenar dan lukiskan perjalanannya. Siapa meminta barang, siapa mengesahkan keperluan, siapa meluluskan, siapa membayar dan siapa memadankan rekod? Catat juga siapa boleh mengubah butiran pembekal atau jumlah pembayaran.
Semakan ini menunjukkan penumpuan kuasa yang mungkin tidak kelihatan melalui nama jawatan. Dua orang boleh terlibat di atas kertas, tetapi jika orang kedua hanya menandatangani tanpa melihat bukti, pemeriksaan sebenar mungkin masih belum berlaku.
ACFE menerangkan kepentingan kawalan dalam organisasi kecil, termasuk risiko apabila pengendalian dan rekod penerimaan tidak dipantau dengan sewajarnya. Pengajarannya ialah kepercayaan kepada seseorang perlu disokong oleh cara kerja yang membolehkan transaksi diperiksa.
Asingkan keputusan daripada pelaksanaan setakat yang mampu
Sebagai ilustrasi, penyelia boleh mengemukakan keperluan barang dan pengurus menilai permohonan sebelum staf kewangan menyediakan pembayaran. Pihak yang menerima barang kemudian mengesahkan apa yang benar-benar sampai. Susunan tepat bergantung pada saiz serta jenis operasi.
Setiap pihak perlu mengetahui perkara yang disemak. Pengurus mengesahkan keperluan dan kelulusan, manakala penerima barang mengesahkan kuantiti serta keadaan. Jangan meminta seseorang mengesahkan perkara yang dia tidak mempunyai maklumat atau kemampuan untuk menilai.
Gunakan panduan kawalan kewangan bisnes untuk menyusun fungsi berkaitan. Pembahagian perlu mempunyai tujuan yang jelas supaya ia tidak menjadi pertambahan tandatangan tanpa nilai semakan.
Bagi pasukan kecil, tentukan semakan gantian yang nyata
Jika orang yang sama menyediakan bayaran dan merekod transaksi, owner atau penyemak yang sesuai boleh meneliti dokumen serta transaksi bank secara berkala. Penyemak perlu mendapatkan rujukan yang boleh dipercayai, bukan hanya menerima ringkasan yang disediakan tanpa bahan sokongan.
Pilih transaksi yang memerlukan perhatian khusus, seperti perubahan butiran penerima, pembayaran luar biasa atau dokumen yang tidak sepadan. Pada masa sama, semakan berkala tidak patut terhad kepada perkara yang sudah diketahui bermasalah sahaja.
Semakan gantian mempunyai batas dan perlu disesuaikan dengan risiko. Jika jumlah atau kerumitan transaksi meningkat, susunan yang dahulu mencukupi mungkin perlu diperbaiki. Bincangkan reka bentuk kawalan dengan pihak kewangan yang memahami operasi serta rekod syarikat.
Padankan dokumen dengan barang atau servis sebenar
Invois yang lengkap tidak dengan sendiri membuktikan barang sudah diterima. Sambungkan permintaan, kelulusan, penerimaan dan pembayaran menggunakan rujukan yang jelas. Jika hanya sebahagian barang sampai, rekod perlu menunjukkan keadaan tersebut sebelum keputusan pembayaran dibuat.
Bagi servis, tentukan bukti pelaksanaan yang sesuai. Ia boleh merujuk kepada pengesahan kerja atau dokumen yang dipersetujui dalam urusan berkenaan. Jangan menggunakan satu bentuk bukti secara membuta tuli bagi semua jenis pembelian.
Rutin ini boleh dibina melalui SOP pembelian dan semakan kerja. Orang yang bertanggungjawab perlu tahu bila transaksi dianggap lengkap dan apa yang perlu dilakukan jika maklumat bercanggah.
Kawal perubahan dan pengecualian
Perubahan nombor akaun penerima atau arahan pembayaran memerlukan pengesahan melalui kaedah yang telah ditetapkan. Jangan bergantung hanya pada mesej baharu yang mendakwa membawa perubahan. Pastikan pihak berkenaan tahu siapa perlu menyemak dan bagaimana pengesahan direkod.
Bagi urusan segera, sediakan laluan pengecualian yang mempunyai kuasa, sebab dan semakan susulan. Perkataan “urgent” tidak patut memadam semua bukti. Pada masa yang sama, laluan tersebut perlu praktikal supaya operasi tidak dipaksa memilih antara berhenti bekerja atau melangkaui keseluruhan proses.
Semak pengecualian yang kerap berulang. Jika jenis pembelian sama sentiasa menjadi kecemasan, mungkin perancangan keperluan atau jadual kelulusan perlu diperbaiki. Kawalan yang baik turut membantu kita menemui masalah proses sebelum ia menjadi tabiat.
Uji dengan beberapa transaksi sebelum meluaskan aturan
Pilih transaksi biasa, transaksi yang berubah dan transaksi segera. Jalankan susunan peranan yang dicadangkan, kemudian lihat sama ada setiap pihak mempunyai maklumat yang diperlukan. Baiki langkah yang tidak jelas dan nyatakan pengganti apabila pemegang peranan tiada.
Rujuk panduan Kewangan, Akaun & Cukai untuk pembelajaran seterusnya. Pengasingan tugas yang berguna membolehkan kerja diteruskan sambil mengekalkan pemeriksaan yang bermakna. Ia membantu syarikat mengurangkan pergantungan pada seorang individu dan memberikan jejak yang lebih jelas apabila sesuatu perlu disemak.