Seorang staf mahu membeli barang untuk kerja esok. Dia menghantar mesej kepada penyelia, penyelia bertanya kepada owner, kemudian orang akaun menerima arahan membayar. Selepas wang keluar, barulah semua orang mencari invois dan cuba mengingat siapa sebenarnya meluluskan pembelian itu.
Polisi kewangan syarikat diperlukan untuk memberikan aturan kepada keputusan seperti ini. Polisi yang praktikal menjelaskan apa dibenarkan, siapa mempunyai kuasa, bukti yang diperlukan dan bagaimana pengecualian diuruskan. Orang yang menggunakannya perlu dapat mencari jawapan ketika kerja sedang berlangsung.
Cabaran biasa ialah mahu memasukkan semua perkara ke dalam satu dokumen. Hasilnya mungkin lengkap di atas kertas tetapi sukar digunakan oleh staf yang perlu membuat keputusan dalam masa singkat.
Polisi kewangan syarikat: mulakan dengan keputusan yang paling kerap berlaku
Senaraikan dahulu jenis perbelanjaan yang benar-benar wujud dalam operasi. Misalnya pembelian bahan, tuntutan perjalanan, bayaran pembekal, langganan aplikasi dan pembaikan peralatan. Lihat rekod transaksi serta pertanyaan yang berulang untuk mengenal pasti bahagian yang paling kabur.
Bagi setiap jenis, tanyakan keputusan yang perlu dibuat. Adakah pembelian itu diperlukan? Adakah belanjawannya tersedia? Siapa boleh memilih pembekal? Siapa menyemak barang diterima? Siapa boleh meluluskan bayaran apabila terdapat perbezaan?
Jawapan ini membantu membina polisi mengikut risiko sebenar. Pembelian rutin dengan pembekal diluluskan mungkin memerlukan aturan berbeza daripada pembelian baharu yang besar atau transaksi melibatkan pihak berkaitan. Nilai dan hadnya perlu ditetapkan mengikut keadaan syarikat sendiri.
Elakkan menyalin angka had kelulusan daripada syarikat lain tanpa memahami kemampuan serta struktur pasukan kita. Had yang terlalu rendah boleh membawa semua transaksi kembali kepada owner. Had terlalu luas pula mungkin melebihi kemampuan semakan pengurus.
Pisahkan prinsip daripada langkah kerja
Polisi menerangkan aturan. SOP menerangkan perjalanan kerja untuk mematuhinya. Borang pula menangkap maklumat yang diperlukan dalam perjalanan tersebut. Ketiga-tiganya perlu bersambung supaya staf tidak terpaksa mentafsir sendiri hubungan antara dokumen.
Contohnya, polisi boleh menetapkan bahawa pembelian memerlukan tujuan kerja dan kelulusan pihak berkuasa sebelum komitmen dibuat. SOP kemudian menjelaskan cara permohonan dihantar, orang yang menyemaknya dan cara keputusan dimaklumkan. Borang menyediakan ruang untuk maklumat yang sama.
Jika polisi berubah tetapi borang masih meminta maklumat lama, pengguna akan menerima dua arahan berbeza. Tetapkan seorang pemilik dokumen yang memastikan perubahan dikemas kini pada semua tempat berkaitan.
Versi ringkas untuk rujukan harian juga membantu. Satu halaman yang menunjukkan kategori transaksi, pelulus dan bukti minimum boleh digunakan bersama dokumen penuh. Pastikan ringkasan itu merujuk versi yang sama dan tidak memperkenalkan aturan lain.
Tetapkan bukti mengikut tujuan semakan
Jangan meminta dokumen hanya kerana ia biasa diminta. Terangkan perkara yang mahu disahkan melalui setiap bukti. Sebut harga membantu menilai tawaran, rekod penerimaan membantu mengesahkan barang sampai, dan invois menjelaskan tuntutan bayaran pembekal.
Bukti yang sesuai bergantung pada jenis transaksi. Kerja pembaikan mungkin memerlukan pengesahan kerja selesai, manakala langganan perkhidmatan memerlukan semakan tempoh serta pemilik penggunaannya. Orang akaun perlu tahu siapa yang boleh mengesahkan perkara tersebut.
Bezakan bukti operasi dalaman daripada keperluan rekod untuk perakaunan dan pematuhan. Semak keperluan khusus dengan pihak yang mengurus akaun syarikat supaya usaha memudahkan proses tidak menghilangkan dokumen yang sebenarnya diperlukan.
Rekod digital perlu mudah dicari melalui rujukan transaksi yang sama. Jika invois disimpan di satu tempat dan kelulusan di tempat lain, pautkan keduanya supaya semakan tidak bergantung pada ingatan orang yang menghantar mesej.
Sediakan laluan kecemasan yang boleh disemak
Ada keadaan operasi tidak boleh menunggu aliran biasa. Contohnya, peralatan penting rosak ketika kerja sedang berjalan. Polisi perlu menjelaskan siapa boleh memberi keputusan segera, skop kuasanya dan rekod yang mesti dilengkapkan selepas tindakan.
Kecemasan juga perlu mempunyai maksud yang dipersetujui. Pembelian yang terlupa dirancang tidak wajar secara automatik dianggap kecemasan setiap minggu. Catat sebab pengecualian supaya pengurusan boleh melihat sama ada puncanya kejadian luar jangka atau kelemahan perancangan.
Semakan selepas kecemasan bukan sekadar mencari siapa bersalah. Ia perlu menjawab sama ada keputusan munasabah berdasarkan maklumat ketika itu dan perubahan apa boleh mengurangkan kejadian berulang.
Uji polisi menggunakan transaksi sebenar
Sebelum menguatkuasakan dokumen, pilih beberapa contoh transaksi biasa dan minta staf menerangkan langkah yang akan diambil. Perhatikan soalan mereka. Jika mereka tidak tahu siapa pelulus apabila pengurus bercuti, dokumen itu masih mempunyai ruang kosong.
Cuba satu kitaran kecil, kumpulkan masa menunggu dan kes yang tersangkut, kemudian kemaskan aturan. Beri penerangan kepada pengguna mengikut peranan mereka supaya setiap orang tahu bahagian yang perlu dilakukan.
Polisi kewangan yang berguna menghasilkan keputusan yang lebih konsisten dan jejak yang boleh diperiksa. Ukur kejayaannya melalui transaksi yang boleh difahami dari permohonan hingga semakan, serta masalah yang semakin kurang berulang. Ketebalan dokumen sahaja tidak memberikan gambaran itu.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Panduan Merancang Belanja Bisnes Untuk Elak Masalah Cashflow dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan kewangan.
