Pasukan sedang membandingkan beberapa aplikasi. Satu mempunyai dashboard menarik, satu menawarkan banyak automasi dan satu lagi nampak mudah digunakan. Selepas langganan dibeli, semua orang masih bertanya kolum apa yang perlu dibina dan siapa patut mengemas kini status.
Pemilihan aplikasi pengurusan kerja memerlukan gambaran tentang proses yang hendak disokong. Kita perlu memahami bagaimana kerja bermula, bergerak antara orang dan disahkan selesai. Tanpa gambaran itu, banyak ciri boleh menambah pilihan tanpa menyelesaikan kekaburan operasi.
Sebelum membandingkan produk, susun dahulu keperluan kerja. Langkah ini membantu kita menilai alat berdasarkan masalah sebenar dan kemampuan pasukan menggunakannya setiap hari.
Aplikasi pengurusan kerja: lukiskan perjalanan satu tugasan
Pilih satu proses yang kerap digunakan, seperti menerima permintaan pembaikan. Siapa membuat permintaan, maklumat apa yang disertakan dan siapa menilai keutamaannya? Selepas kerja dilakukan, siapa memeriksa hasil serta mengesahkan penutupan?
Catat aliran tersebut dalam bentuk yang mudah dibaca. Tandakan peringkat yang melibatkan pertukaran penanggungjawab, kelulusan atau bukti. Bahagian ini biasanya menentukan maklumat yang perlu disimpan dalam sistem.
Sebagai contoh, status “siap” untuk pembaikan mungkin belum mencukupi jika aset masih belum diuji. Pasukan boleh memerlukan peringkat “menunggu pemeriksaan” supaya kerja yang telah dibuat tidak disalah anggap sebagai aset yang sudah boleh digunakan.
Perbincangan ini patut melibatkan orang yang menjalankan kerja. Cara sebenar mereka menerima maklumat mungkin berbeza daripada gambaran yang ada pada pihak pengurusan.
Tentukan keputusan yang perlu disokong
Pengurus mungkin mahu melihat kerja tertunggak, kos mengikut aset atau permintaan yang memerlukan kelulusan. Setiap keperluan itu membawa kepada jenis rekod yang berbeza.
Jika keputusan berkaitan keutamaan, maklumat tentang kesan gangguan dan tahap segera mungkin diperlukan. Jika keputusan berkaitan kos, rekod perbelanjaan perlu dapat dikaitkan dengan kerja atau aset yang betul.
Jangan menambah kolum hanya kerana aplikasi menyediakan jenis kolum tersebut. Tanyakan siapa menggunakannya, bila ia dikemas kini dan tindakan yang dibantu oleh maklumat itu.
Ruangan tanpa pengguna yang jelas menambah beban pengisian. Dalam jangka panjang, ia boleh menyebabkan rekod tidak lengkap dan membuat orang hilang kepercayaan terhadap keseluruhan sistem.
Nilai keadaan pengguna di lapangan
Seseorang yang bekerja di pejabat mungkin mudah mengisi borang panjang. Pekerja yang bergerak antara lokasi pula memerlukan kaedah yang lebih ringkas dan sesuai dengan peranti serta sambungan yang tersedia.
Semak masa mereka boleh mengemas kini rekod dan siapa boleh membantu apabila maklumat tidak lengkap. Tentukan juga sama ada gambar, dokumen atau pilihan tetap lebih sesuai daripada penerangan teks yang panjang.
Pertimbangkan akses mengikut peranan. Orang yang melaporkan masalah mungkin tidak perlu melihat seluruh maklumat kos atau semua rekod pelanggan. Reka akses berdasarkan keperluan kerja dan kerahsiaan yang berkaitan.
Kemudahan menggunakan alat perlu diuji bersama pengguna sebenar. Demonstrasi oleh orang yang sudah mahir tidak menunjukkan sepenuhnya pengalaman pekerja yang baru belajar.
Uji satu proses sebelum mengembangkan sistem
Pilih skop percubaan yang kecil tetapi mewakili kerja sebenar. Gunakan beberapa tugasan daripada mula sehingga selesai, termasuk satu keadaan yang memerlukan pembetulan atau kelulusan tambahan.
Perhatikan tempat pengguna berhenti, maklumat yang dimasukkan dua kali dan status yang sukar difahami. Semak juga sama ada pengurus boleh mendapatkan jawapan tanpa meminta laporan lain di luar sistem.
Jika keperluan masih asas, spreadsheet atau borang ringkas boleh digunakan untuk menguji aliran. Jika proses memerlukan lebih banyak penyelarasan, penilaian aplikasi boleh dibuat berdasarkan hasil percubaan tersebut.
Keputusan alat patut mengambil kira kos keseluruhan, masa latihan, penyelenggaraan dan cara mendapatkan semula data. Ciri yang menarik hanya bernilai apabila ia membantu kerja yang memang diperlukan.
Tetapkan orang yang menjaga sistem
Selepas pelaksanaan, perlu ada pihak yang menjaga definisi status, struktur rekod dan perubahan proses. Jika setiap orang boleh menukar susunan mengikut kebiasaan sendiri, laporan akan menjadi sukar dibandingkan.
Tetapkan cara mencadangkan perubahan dan masa semakan. Apabila ruangan baharu diperlukan, jelaskan tujuan serta kesannya kepada orang yang mengisi. Kemas kini panduan supaya pengguna tidak bergantung pada arahan lama.
Semak penggunaan melalui kerja yang selesai dan maklumat yang boleh dipercayai. Bilangan orang yang mempunyai akaun belum menunjukkan bahawa proses sudah berjalan dengan baik.
Semasa percubaan, cuba dapatkan semula satu rekod lama. Adakah pengguna boleh mencari maklumat melalui nama kerja, lokasi atau penanggungjawab? Sistem yang mudah diisi tetapi sukar dicari semula boleh mengecewakan ketika audit atau semakan masalah. Uji juga cara membetulkan kesilapan kemasukan tanpa menghilangkan konteks yang diperlukan oleh orang lain.
Sebelum melanggan aplikasi seterusnya, ambil satu tugasan sebenar dan lukiskan perjalanannya. Jika pasukan masih tidak dapat bersetuju siapa melakukan apa dan bila ia selesai, selesaikan bahagian itu dahulu. Kejelasan tersebut akan membuat penilaian teknologi jauh lebih berguna.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Asas Memahami Dan Membina SOP dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: panduan SOP dan proses kerja.
