Fail SOP sudah dibuka beberapa kali. Tajuknya ada, logo syarikat pun sudah diletakkan. Tetapi apabila sampai kepada bahagian langkah kerja, semua orang mula berhenti. Seorang kata cara kerja begini, seorang lagi kata biasanya mereka buat begitu.
Kesukaran menulis SOP kadangkala bermula sebelum proses menulis. Cara kerja sebenar belum dipersetujui, tanggungjawab masih bertindih atau terlalu banyak perkara bergantung pada kebiasaan seseorang. Dokumen hanya menampakkan kekaburan yang selama ini tersembunyi.
Cara menulis SOP yang praktikal ialah bermula dengan proses yang cukup khusus, melihat pelaksanaannya dan menyelesaikan bahagian yang masih tidak jelas. Selepas itu, barulah langkah tersebut disusun supaya orang lain dapat mengikutinya.
Cara menulis SOP: pilih proses yang mempunyai mula dan akhir
Tajuk seperti “SOP Operasi Syarikat” terlalu besar untuk percubaan pertama. Di dalamnya ada banyak proses, orang dan keadaan. Kita mudah tersangkut kerana cuba menyelesaikan seluruh organisasi dalam satu dokumen.
Mulakan dengan proses yang lebih kecil, misalnya menerima barang daripada pembekal. Titik mulanya ialah barang tiba, manakala titik akhirnya ialah penerimaan direkod dan barang diserahkan ke lokasi yang ditetapkan atau diasingkan jika bermasalah.
Sempadan ini membantu pasukan menentukan perkara yang termasuk dan perkara yang perlu dirujuk kepada proses lain. Urusan memilih pembekal, misalnya, mungkin mempunyai aliran berasingan yang berlaku sebelum penghantaran.
Pilih proses yang kerap digunakan atau kerap menimbulkan kesilapan. Dokumen pertama akan lebih mudah diuji kerana orang boleh melihat manfaatnya dalam kerja sebenar.
Lihat kerja dilakukan dan catat titik keputusan
Minta orang yang biasa melakukan kerja menerangkan langkahnya sambil menunjukkan contoh. Perhatikan dokumen yang digunakan, maklumat yang diperiksa dan tempat mereka membuat keputusan.
Dalam penerimaan barang, pekerja mungkin menyemak kuantiti tetapi tidak tahu tindakan apabila label berbeza daripada pesanan. Ada juga keadaan apabila barang nampak rosak tetapi penghantar mendesak supaya penerimaan disahkan segera.
Keadaan seperti ini perlu dibincangkan sebelum SOP dimuktamadkan. Tentukan siapa berkuasa menerima, menolak atau meminta semakan lanjut. Nyatakan bukti yang perlu disimpan dan pihak yang mesti dimaklumkan.
Jangan hanya merekod versi yang paling kemas ketika semuanya berjalan lancar. SOP juga perlu membantu pekerja mengenal pasti keadaan yang memerlukan tindakan berbeza.
Tulis langkah yang boleh diperhatikan
Arahan “pastikan semua barang betul” belum cukup jelas. Pekerja perlu tahu apa yang perlu dipadankan, dokumen rujukan dan cara merekod perbezaan. Gunakan perbuatan yang boleh dilihat, seperti semak, padankan, rekod, asingkan dan maklumkan.
Pada setiap langkah penting, tentukan pelaksana dan hasilnya. Contohnya, penerima memadankan jumlah dengan pesanan, merekod perbezaan dan mendapatkan keputusan penyelia sebelum mengesahkan barang yang dipertikaikan.
Gunakan bahasa yang digunakan oleh pasukan. Istilah dalaman yang tidak diketahui pekerja baharu perlu dijelaskan. Jika gambar lebih membantu untuk mengenal pasti kedudukan atau keadaan barang, gunakan gambar yang tepat dan masih relevan.
Elakkan menghimpunkan terlalu banyak peraturan yang tidak berkaitan dalam satu langkah. Pembaca patut dapat mengenal pasti tindakan seterusnya tanpa menafsir perenggan yang panjang ketika sedang bekerja.
Uji dengan orang yang akan menggunakannya
Berikan draf kepada seorang pekerja dan minta dia mengikuti proses tersebut menggunakan situasi yang selamat. Perhatikan bahagian yang membuatnya berhenti, bertanya atau melakukan sesuatu yang berbeza daripada jangkaan.
Soalan yang muncul ialah maklumat untuk memperbaiki dokumen. Mungkin arahan tidak cukup khusus, borang tidak tersedia atau urutan langkah tidak sesuai dengan keadaan tempat kerja.
Libatkan juga penyelia yang akan menyemak hasil. SOP yang boleh diikuti tetapi tidak menghasilkan rekod yang berguna masih memerlukan pelarasan. Pastikan kedua-dua pihak memahami tanda bahawa proses sudah selesai.
Selepas percubaan, kemas kini draf dan tetapkan versi yang digunakan. Beritahu orang yang terlibat tentang perubahan supaya mereka tidak terus bergantung pada salinan lama.
Sediakan latihan dan pemilik proses
SOP yang sudah diluluskan perlu mempunyai orang yang menjaga penggunaannya. Tentukan siapa melatih pekerja baharu, menyemak pematuhan dan menerima cadangan pembetulan apabila operasi berubah.
Latihan boleh bermula dengan penerangan, demonstrasi dan percubaan oleh pekerja. Penyelia kemudian menyemak hasil serta memberi maklum balas. Menyerahkan fail untuk dibaca sahaja mungkin tidak memadai bagi kerja yang memerlukan kemahiran praktikal.
Gunakan checklist jika ada beberapa perkara penting yang perlu disahkan setiap kali proses dilakukan. Pastikan checklist menyokong kerja dan tidak sekadar menghasilkan tanda pada kotak tanpa pemeriksaan sebenar.
Tentukan juga lokasi salinan rasmi. Jika dokumen disimpan dalam banyak kumpulan mesej, pekerja mungkin menggunakan versi berlainan. Satu tempat rujukan dan tarikh semakan yang jelas membantu pasukan mengetahui arahan yang sedang berkuat kuasa ketika mereka menjalankan tugas.
Kalau SOP kita masih tidak siap, kecilkan dahulu skopnya. Pilih satu proses, lihat kerja sebenar dan selesaikan satu persatu bahagian yang kabur. Sebuah SOP yang sudah diuji dan digunakan memberi asas yang lebih kukuh untuk menyusun proses seterusnya.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Asas Memahami Dan Membina SOP dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: panduan SOP dan proses kerja.
