“Yang ini kena tanya bos dulu.”
Bayangkan ayat itu keluar daripada seorang pengurus untuk hampir semua perkara. Tukar susunan kerja kena tanya bos. Selesaikan aduan pelanggan kena tanya bos. Pekerja tidak hadir pun kena tunggu bos menentukan siapa menggantikan.
Dalam carta organisasi syarikat, memang ada pengurus. Ada penyelia. Ada ketua jabatan. Tetapi apabila masalah berlaku, semua jalan masih berakhir pada owner.
Carta organisasi sepatutnya menunjukkan hubungan tanggungjawab dan pelaporan antara jawatan. Untuk menjadikannya berguna dalam operasi, setiap jawatan juga memerlukan hasil kerja yang jelas, ruang membuat keputusan serta cara menyemak pencapaian. Nama jawatan sahaja belum memberikan semua perkara itu.
Sebelum kita menambah kotak dalam carta, elok kita periksa siapa yang sebenarnya boleh memutuskan sesuatu apabila kerja perlu bergerak.
Carta organisasi syarikat: mulakan dengan keputusan yang diperlukan
Apabila mahu menyusun organisasi, kita mudah bermula dengan nama jawatan. Kita rasa perlukan general manager, kemudian seorang operations manager dan beberapa orang eksekutif. Selepas itu, barulah kita mencari kerja untuk dimasukkan ke bawah setiap jawatan.
Cuba mulakan daripada keputusan yang perlu dibuat dalam bisnes. Siapa menentukan jumlah stok yang perlu dipesan? Siapa menyusun pekerja mengikut beban kerja? Siapa mengurus aduan? Siapa menentukan keutamaan apabila dua pelanggan memerlukan sumber yang sama?
Kumpulkan keputusan ini mengikut fungsi dan kekerapan. Daripada situ, kita boleh melihat kerja yang sesuai diletakkan di bawah satu peranan serta perkara yang masih perlu dipegang oleh pengurusan lebih tinggi.
Pendekatan ini membantu kita membina struktur mengikut keperluan operasi. Bagi syarikat kecil, seorang mungkin memegang beberapa fungsi. Yang penting, fungsi tersebut dikenal pasti dan beban kerjanya masih munasabah.
Setiap peranan perlukan hasil, maklumat dan kuasa
Ambil contoh seorang pengurus cawangan. Jika kita hanya menulis “memastikan operasi berjalan lancar”, ruang tafsirannya terlalu luas. Kita perlu menjelaskan keadaan operasi yang mahu dicapai dan perkara yang berada dalam tanggungjawabnya.
Misalnya, cawangan dibuka mengikut waktu, pekerja disusun mengikut keperluan, masalah pelanggan ditangani dan penutupan harian disemak. Selepas itu, tentukan keputusan yang membolehkan pengurus menjaga hasil tersebut.
Untuk menyusun tenaga kerja, dia memerlukan jadual, maklumat kehadiran dan jangkaan beban kerja. Untuk mengawal stok, dia memerlukan baki stok, kadar penggunaan serta tempoh bekalan. Untuk menangani aduan, dia perlu tahu pilihan penyelesaian yang dibenarkan.
Sekiranya maklumat ini hanya disimpan oleh owner, pengurus akan terus bergantung pada owner. Kita meminta dia bertanggungjawab terhadap hasil, tetapi bahan untuk membuat pertimbangan belum sampai kepadanya.
Sebab itu, apabila satu jawatan gagal berfungsi, semak serentak hasil yang dituntut, maklumat yang tersedia, kemahiran orangnya dan kuasa yang diberikan.
Jelaskan sempadan keputusan melalui contoh
Ayat “awak uruslah” boleh menghasilkan kekeliruan. Pengurus mungkin menyangka dia bebas membuat keputusan tertentu, sedangkan owner menganggap keputusan itu masih memerlukan kelulusan.
Gunakan situasi yang biasa berlaku untuk menjelaskan sempadan. Contohnya, pengurus boleh mengubah pembahagian tugasan dalam pasukan sedia ada. Pembelian rutin pula boleh diluluskan dalam bajet dan had yang ditetapkan. Pengambilan pekerja tambahan perlu melalui pihak yang mempunyai kuasa berkenaan.
Had ini mesti disesuaikan dengan risiko, kemampuan kewangan dan kematangan pengurus. Tiada satu susunan yang sesuai untuk semua syarikat.
Terangkan juga keadaan yang perlu dirujuk segera. Kejadian melibatkan keselamatan, kemungkinan penipuan atau kesan besar kepada pelanggan mungkin memerlukan pengurusan lebih tinggi dimaklumkan tanpa menunggu laporan mingguan.
Untuk setiap keputusan penting, staf patut tahu siapa membuat keputusan, siapa memberikan maklumat dan siapa perlu dimaklumkan. Kejelasan ini mengurangkan kerja berulang serta pertikaian selepas sesuatu tindakan dibuat.
Reporting line perlu dihormati oleh owner
Bayangkan pengurus sudah menyusun keutamaan kerja pagi. Kemudian owner masuk dan memberikan tugasan lain terus kepada beberapa staf tanpa memaklumkan pengurus. Menjelang petang, kerja asal tidak siap dan pengurus diminta menjelaskan kelewatan.
Dalam keadaan itu, pengurus sukar mengawal hasil kerana susunan kerjanya berubah tanpa pengetahuannya. Staf pula belajar bahawa arahan paling baharu daripada orang paling tinggi perlu diikuti, walaupun bercanggah dengan rancangan pasukan.
Owner tetap boleh mengubah keutamaan. Namun, perubahan itu perlu disampaikan melalui cara yang membolehkan penanggungjawab menyusun semula sumber dan tarikh siap. Jika ada keadaan mendesak yang memerlukan arahan terus, maklumkan pengurus secepat mungkin.
Carta organisasi akan lebih dipercayai apabila cara pengurusan memberikan arahan selari dengan hubungan yang dilukis di dalamnya.
Uji struktur dengan masalah sebenar
Selepas menyusun carta, jangan terus menganggap kerja sudah selesai. Pilih beberapa situasi yang kerap berlaku dan bincangkan bagaimana struktur baharu akan mengendalikannya.
Contohnya, seorang pekerja tidak hadir ketika tempahan banyak. Siapa menerima maklumat? Siapa menyusun gantian? Jika perlu tambahan kos, siapa meluluskan? Selepas operasi selesai, siapa menyemak kesannya?
Ulang latihan yang sama untuk stok tidak mencukupi, aduan pelanggan dan kerja yang terlewat. Kalau semua jawapan masih “tanya owner”, semak bahagian yang belum diberi kejelasan. Kalau dua orang sama-sama mempunyai keputusan akhir, selesaikan pertindihan itu sebelum ia menjadi pertelingkahan.
Mulakan dengan struktur yang mampu dijalankan oleh pasukan sekarang. Apabila jumlah kerja dan kebolehan pasukan meningkat, tanggungjawab boleh dipecahkan dengan lebih khusus.
Carta yang baik membantu orang memahami tempat mereka menyumbang dan batas tanggungjawab masing-masing. Untuk menilai carta syarikat kita hari ini, pilih satu jawatan pengurus dan tanya: apakah keputusan yang dia boleh buat esok tanpa menunggu owner? Jika jawapannya masih kabur, itulah bahagian yang perlu kita susun dahulu.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Cara Urus Bisnes Kecil Dengan Gaya CEO dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel kepimpinan.
