“Yang ini awak uruskan.” Arahan itu kedengaran seperti penyerahan tanggungjawab. Tetapi beberapa hari kemudian, staf kembali bertanya tentang setiap keputusan. Owner mula kecewa kerana kerja yang diserahkan masih mengambil masanya.
Delegasi yang lengkap memerlukan hasil yang jelas, ruang membuat keputusan, sumber yang sesuai dan cara menyemak kemajuan. Staf perlu memahami perkara yang diamanahkan kepadanya serta sokongan yang tersedia untuk melaksanakannya.
Apabila salah satu unsur ini tiada, kerja mudah tersekat. Orang mungkin tahu apa hendak dibuat tetapi tidak boleh mendapat maklumat, tidak mempunyai kuasa atau tidak tahu bila keputusan perlu dibawa kembali kepada pengurus.
Delegasi yang lengkap: jelaskan hasil sebelum menyerahkan aktiviti
Arahan “urus program minggu depan” terlalu luas jika penerima belum memahami jangkaan. Terangkan hasil yang diperlukan, siapa yang menerima hasil tersebut dan perkara yang menentukan kerja dianggap siap.
Sebagai ilustrasi, penyelaras mungkin perlu memastikan peserta menerima maklumat yang betul, tempat disediakan mengikut keperluan dan isu operasi mempunyai pemilik. Senarai aktiviti kemudian dibina untuk mencapai hasil itu.
Nyatakan juga perkara yang berada di luar skop. Jika kandungan latihan diurus oleh orang lain, penyelaras perlu tahu titik sambungan dan tarikh bahan diperlukan. Kejelasan ini mengurangkan pertindihan tanpa memutuskan kerjasama.
Minta penerima menerangkan semula pemahamannya. Perbezaan yang dikesan pada awal penyerahan lebih mudah dibetulkan daripada perbezaan yang hanya muncul selepas kerja hampir selesai.
Berikan kuasa yang sepadan dengan keputusan
Senaraikan keputusan rutin yang boleh dibuat sendiri, keputusan yang memerlukan perbincangan dan keputusan yang memerlukan kelulusan. Gunakan contoh situasi supaya had tersebut mudah digunakan.
Dalam contoh program, penyelaras mungkin boleh menyusun urutan persediaan dalam skop yang dipersetujui. Perubahan besar kepada janji peserta atau komitmen tambahan mungkin perlu dirujuk kepada pihak yang berkuasa.
Had kuasa perlu mengambil kira pengalaman penerima dan risiko tugas. Orang yang masih belajar mungkin bermula dengan ruang lebih kecil serta semakan lebih kerap. Ruang tersebut boleh diperluas apabila pertimbangannya semakin baik dan bukti kerja menyokongnya.
Elakkan memberi tanggungjawab secara rasmi tetapi mengarahkan orang lain mengabaikan keputusan pemegang tugas. Pasukan perlu tahu siapa mengurus kerja tersebut dan bagaimana keputusan diselaraskan supaya kuasanya boleh digunakan dalam operasi sebenar.
Sediakan sumber serta akses yang diperlukan
Sumber merangkumi masa, maklumat, peralatan, orang dan sokongan. Sebelum menyerahkan kerja, semak perkara yang sudah tersedia dan perkara yang masih perlu diperoleh.
Jika staf mempunyai tugas harian yang padat, tentukan keutamaan atau kerja yang akan dipindahkan. Arahan baharu tanpa pelarasan boleh menyebabkan semua tugasan bergerak perlahan dan penerima dianggap gagal mengurus masa.
Akses kepada maklumat juga perlu mencukupi. Penyelarasan program, misalnya, mungkin memerlukan bilangan peserta, keperluan tempat dan pihak yang boleh dihubungi. Berikan maklumat mengikut keperluan tugas sambil menjaga batas perkongsian yang sesuai.
Jika penerima belum mempunyai kemahiran tertentu, tentukan latihan atau bantuan yang diperlukan. Delegasi boleh menjadi ruang pembangunan, tetapi pembelajaran itu perlu disokong supaya hasil kerja dan pihak yang bergantung padanya tetap dijaga.
Tetapkan semakan mengikut titik keputusan
Pemantauan lebih berguna apabila berlaku sebelum keputusan penting, bukannya hanya pada akhir kerja. Pilih titik semakan yang membolehkan pengurus melihat risiko ketika masih ada ruang untuk bertindak.
Bagi program, semakan awal boleh berlaku selepas rancangan persediaan disusun. Semakan berikutnya mungkin sebelum pengesahan kepada peserta dan sebelum hari pelaksanaan. Kekerapan perlu sesuai dengan tempoh serta kerumitan kerja.
Pada setiap semakan, minta ringkasan hasil setakat ini, perkara yang berubah, halangan dan keputusan yang diperlukan. Elakkan meminta penerima melaporkan semua butiran kecil jika ia tidak membantu pengurusan tugas.
Terangkan juga keadaan yang memerlukan rujukan segera di luar jadual semakan. Jika berlaku perubahan yang menjejaskan keselamatan, janji utama atau skop kuasa, penerima perlu tahu bahawa menunggu mesyuarat seterusnya bukan tindakan yang sesuai.
Nilai hasil tanpa mengambil alih setiap cara
Apabila penerima menggunakan pendekatan yang berbeza daripada kebiasaan owner, semak sama ada pendekatan itu masih memenuhi hasil dan batas yang dipersetujui. Perbezaan cara tidak semestinya bermaksud kerja salah.
Jika pembetulan diperlukan, jelaskan sebab dan prinsipnya. Pengalaman ini membantu penerima membina pertimbangan untuk tugasan seterusnya. Arahan yang hanya menggantikan semua keputusan dengan cara owner boleh mengekalkan pergantungan.
Selepas tugas selesai, bincangkan perkara yang berjalan baik dan perkara yang perlu diubah. Adakah hasil jelas? Adakah kuasa mencukupi? Adakah semakan berlaku pada masa yang membantu? Gunakan jawapan ini untuk memperbaiki penyerahan seterusnya.
Delegasi yang baik membina kemampuan orang menjalankan tanggungjawab dengan lebih berdikari. Owner masih memegang peranan pengurusan, tetapi perhatian boleh diberikan kepada keputusan yang benar-benar memerlukan dirinya apabila penyerahan dibuat dengan lengkap.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Menurunkan Tugas dan Kuasa Kepada Pasukan dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel kepimpinan.