Iklan jawatan menyebut calon mesti rajin, boleh bekerja dalam pasukan dan mempunyai pengalaman. Tetapi apabila calon bertanya tentang kerja harian, jawapannya masih umum. Selepas orang diambil, barulah pengurus menjelaskan bahawa peranan itu memerlukan penyelarasan beberapa pihak dan penyediaan laporan tertentu.
Job description dan job specification membantu menjelaskan dua bahagian yang berkaitan dalam pengambilan pekerja. Job description menerangkan peranan serta kerja yang perlu dilakukan. Job specification menerangkan kebolehan dan keperluan yang relevan untuk seseorang menjalankan peranan tersebut.
Apabila kedua-duanya disusun dengan betul, pemilihan calon mempunyai asas yang lebih jelas. Pengurus dapat menilai bukti yang berkaitan dengan kerja, sementara calon dapat memahami jangkaan sebelum menerima tawaran.
Job description dan job specification: terangkan peranan melalui kerja yang benar-benar wujud
Mulakan job description dengan tujuan jawatan. Apakah keperluan operasi yang mahu diselesaikan? Siapa menerima hasil kerja orang ini? Dengan siapa dia perlu menyelaras? Kemudian susun tanggungjawab utama dan aktiviti yang menyokongnya.
Sebagai ilustrasi, seorang penyelaras pesanan mungkin menjaga ketepatan maklumat, memantau status dan menyelaraskan isu antara pelanggan dengan operasi. Tugasnya boleh melibatkan semakan pesanan, kemas kini rekod dan pemberitahuan perubahan.
Peranan itu perlu mempunyai sempadan. Nyatakan keputusan yang boleh dibuat serta perkara yang mesti dirujuk. Jika dia tidak mempunyai kuasa mengubah harga, jangan menilai prestasinya seolah-olah dia boleh memutuskan semua rundingan pelanggan.
Hasil kerja juga perlu diterangkan. “Mengurus pesanan” boleh menjadi terlalu luas, manakala penerangan tentang maklumat lengkap, status terkini dan serahan kepada operasi memberikan gambaran yang lebih boleh digunakan.
Turunkan keperluan calon daripada tanggungjawab tersebut
Selepas peranan jelas, tanyakan kebolehan yang diperlukan untuk melaksanakannya. Jika kerja memerlukan semakan maklumat, kemampuan membaca butiran dan mengenal pasti percanggahan menjadi relevan. Jika banyak penyelarasan berlaku, calon perlu boleh menyampaikan maklumat dengan jelas.
Keperluan pengalaman perlu dikaitkan dengan tahap kerja. Bilangan tahun sahaja tidak menerangkan jenis keadaan yang pernah diurus seseorang. Nyatakan pengalaman yang benar-benar membantu, seperti menyelaras pesanan atau menggunakan rekod kerja yang konsisten.
Bagi kelayakan khusus, tentukan sebab ia diperlukan. Ada pekerjaan memang mempunyai syarat profesional atau teknikal tertentu yang perlu disahkan. Bagi keperluan dalaman yang lain, semak sama ada ia penting sejak hari pertama atau boleh dipelajari melalui latihan.
Elakkan memasukkan syarat yang tiada hubungan jelas dengan pelaksanaan kerja. Ia boleh mengecilkan pilihan calon tanpa meningkatkan ketepatan pemilihan.
Bezakan syarat asas daripada kelebihan tambahan
Tidak semua kebolehan mempunyai tahap kepentingan yang sama. Pisahkan perkara yang mesti ada ketika masuk daripada perkara yang boleh dibangunkan. Kemudian tentukan kelebihan tambahan yang membantu tetapi bukan sebab utama menolak calon.
Dalam contoh penyelaras pesanan, ketelitian dan kemampuan memahami aliran kerja mungkin penting sejak awal. Pengalaman menggunakan sistem tertentu mungkin boleh dilatih jika calon sudah menguasai asas yang berkaitan.
Perbezaan ini perlu dipersetujui sebelum temu duga. Jika syarat berubah mengikut calon yang baru dilihat, penilaian mudah menjadi tidak konsisten. Pengurus boleh menambah pertimbangan apabila ada maklumat baharu, tetapi perubahan ukuran perlu mempunyai sebab yang jelas.
Tulis keperluan dalam bahasa yang boleh dinilai. “Personaliti menarik” terlalu kabur. Penerangan seperti mampu menjelaskan status kerja kepada pelanggan dengan tepat lebih dekat dengan tugas dan boleh diuji melalui contoh situasi.
Gunakan bukti yang menyerupai kerja sebenar
Bina soalan atau latihan ringkas berdasarkan tanggungjawab utama. Contohnya, berikan senario pesanan dengan maklumat tidak lengkap dan minta calon menerangkan perkara yang perlu disemak sebelum meneruskannya.
Nilai cara calon mengenal pasti jurang, menyusun soalan dan menjelaskan tindakannya. Gunakan bahan contoh yang tidak mengandungi data sulit pelanggan dan pastikan latihan munasabah untuk tujuan penilaian.
Tetapkan panduan semakan sebelum sesi supaya jawapan dinilai mengikut perkara yang sama. Penilaian masih boleh mengambil kira konteks pengalaman calon, tetapi asasnya perlu berkaitan dengan kerja yang hendak dilakukan.
Soalan susulan tentang pengalaman sebenar juga membantu. Minta calon menjelaskan peranannya sendiri, tindakan yang diambil dan cara hasil disemak. Bezakan sumbangan peribadi daripada hasil pasukan yang disebut secara umum.
Sambungkan dokumen kepada minggu pertama bekerja
Job description dan job specification tidak patut disimpan selepas pengambilan selesai. Gunakan kedua-duanya untuk menyusun pengenalan kerja, latihan awal dan perbincangan jangkaan dengan pekerja baharu.
Jika ada kebolehan yang dipersetujui akan dilatih, tetapkan bentuk latihan serta orang yang membimbing. Jika skop berubah selepas orang masuk, jelaskan perubahan dan keperluan sokongannya melalui proses organisasi yang sesuai.
Semak semula dokumen apabila kerja sebenar berkembang. Jawatan yang dahulu menumpukan rekod mungkin kini memerlukan penyelarasan lebih luas. Perubahan ini perlu diakui supaya pemilihan, latihan dan penilaian kekal berhubung dengan keadaan operasi.
Kejelasan tentang kerja membantu kita menjelaskan orang yang diperlukan. Apabila urutan itu dijaga, pengambilan pekerja menjadi usaha mencari padanan yang boleh dibuktikan melalui keperluan peranan.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Panduan Asas Pengurusan Sumber Manusia (HR) dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan sumber manusia.