Seorang penyelia menerima senarai tugas yang panjang. Dia diminta memantau staf, menjaga stok, menyemak laporan dan memastikan operasi lancar. Apabila masalah berlaku, owner bertanya mengapa dia tidak mengambil tindakan. Penyelia pula menjawab bahawa dia tidak tahu keputusan mana yang boleh dibuat sendiri.
Tugas, tanggungjawab, kuasa dan hasil kerja perlu dijelaskan bersama apabila menyusun peranan. Tugas menerangkan aktiviti yang dilakukan. Tanggungjawab menjelaskan perkara yang perlu dijaga. Kuasa menentukan keputusan yang dibenarkan. Hasil kerja menunjukkan keadaan atau keluaran yang mahu dicapai.
Keempat-empatnya saling berkaitan. Jika satu bahagian kabur, seseorang boleh kelihatan sibuk tetapi masih tidak mampu memenuhi jangkaan terhadap jawatannya.
Tugas tanggungjawab kuasa dan hasil kerja: tugas menerangkan perbuatan yang boleh dilihat
Contoh tugas ialah menyemak stok, menyediakan jadual atau menghubungi pembekal. Senarai ini membantu seseorang memahami aktiviti rutin yang perlu dilakukan dan boleh menjadi asas latihan.
Tetapi aktiviti sahaja belum menjelaskan tujuan atau ukuran siap. Arahan “semak stok” boleh ditafsirkan sebagai melihat rak, membaca rekod atau membuat kiraan fizikal. Kita perlu menyatakan skop dan perkara yang perlu dihasilkan selepas semakan.
Sebagai contoh, tugas semakan stok boleh menghasilkan rekod perbezaan serta senarai item yang memerlukan tindakan. Penerangan ini membantu pengguna memahami bahawa kerja belum selesai hanya kerana dia sudah berjalan di ruang stor.
Semak senarai tugas supaya ia benar-benar berkaitan dengan keperluan peranan. Senarai yang mengumpulkan semua kerja kecil dalam syarikat boleh mengaburkan keutamaan dan menyukarkan penilaian beban sebenar.
Tanggungjawab menjelaskan perkara yang perlu dijaga
Jika seseorang bertanggungjawab terhadap ketersediaan bahan operasi, dia perlu memastikan isu berkaitan bahan dikenal pasti dan diurus melalui proses yang ditetapkan. Tanggungjawab ini lebih luas daripada satu aktiviti memeriksa rak.
Dia mungkin perlu menyelaras maklumat penggunaan, menonjolkan risiko kekurangan dan memastikan permintaan sampai kepada pihak yang membuat keputusan. Namun, skop itu masih memerlukan sempadan supaya dia tidak dianggap bertanggungjawab terhadap perkara di luar peranannya.
Contohnya, penyelia boleh bertanggungjawab mengenal pasti kekurangan tepat pada masa, sedangkan kelulusan pembelian berada pada pengurus. Jika permohonan lengkap sudah dihantar tetapi keputusan tertangguh, penilaian perlu melihat keseluruhan aliran tersebut.
Tanggungjawab tidak sepatutnya menjadi ayat umum yang membolehkan semua kegagalan diletakkan pada seorang individu. Tentukan perkara yang dikawal, perkara yang perlu diselaraskan dan keadaan yang mesti dirujuk.
Kuasa memberi ruang untuk membuat keputusan
Kuasa perlu menyatakan pilihan yang boleh dibuat tanpa meminta kelulusan setiap kali. Misalnya, menyusun tugasan dalam shift, mengutamakan kerja tertentu atau menghentikan penggunaan item yang memerlukan semakan mengikut aturan organisasi.
Setiap kuasa boleh mempunyai had berdasarkan nilai, skop, risiko atau jenis keputusan. Nyatakan juga siapa menjadi rujukan apabila keputusan melebihi had tersebut. Pengguna perlu tahu jalan yang boleh diambil ketika keadaan tidak seperti biasa.
Kuasa memerlukan akses kepada maklumat. Kita tidak boleh meminta penyelia menyusun kapasiti jika dia tidak mengetahui jumlah kerja atau ketersediaan staf. Pastikan sistem maklumat menyokong keputusan yang telah diserahkan.
Pengurus pula perlu konsisten menghormati ruang tersebut. Jika keputusan yang dibuat dalam had sering dibatalkan tanpa penjelasan, pekerja akan belajar bahawa lebih selamat untuk bertanya semula tentang semua perkara.
Hasil kerja menyatakan apa yang patut berubah atau siap
Hasil boleh berupa keluaran yang boleh disemak, seperti jadual lengkap, laporan perbezaan atau pesanan yang diserahkan dengan maklumat mencukupi. Ia juga boleh berupa keadaan operasi yang dinilai melalui ukuran yang sesuai.
Elakkan hasil yang terlalu umum seperti “semua berjalan lancar”. Terangkan aspek yang mahu dilihat dan bukti yang digunakan. Bagi jadual kerja, misalnya, hasil yang diperlukan ialah liputan tugas yang jelas, peranan diketahui dan perubahan dimaklumkan kepada pihak terlibat.
Pada masa yang sama, jangan memilih ukuran yang mendorong tindakan bercanggah. Menilai kelajuan sahaja boleh menyebabkan mutu atau semakan penting diabaikan. Pilih gabungan ukuran yang mewakili tujuan kerja dengan lebih lengkap.
Bincangkan faktor yang mempengaruhi hasil tetapi berada di luar kawalan pemegang jawatan. Rekod ini membantu semakan prestasi menjadi lebih tepat tanpa menghilangkan tanggungjawab terhadap tindakan yang masih boleh dibuat.
Uji kejelasan melalui satu situasi sebenar
Ambil satu masalah yang kerap berlaku. Minta pemegang jawatan menerangkan tugasnya, perkara yang perlu dijaga, keputusan yang boleh dibuat dan bukti hasil yang perlu ditunjukkan. Bandingkan jawapannya dengan jangkaan pengurus.
Jika jawapan berbeza, baiki penerangan peranan sebelum terus menilai sikap. Mungkin latihan diperlukan, mungkin had kuasa belum diterangkan atau mungkin jangkaan hasil selama ini hanya berada dalam kepala owner.
Peranan yang jelas membantu orang memilih tindakan yang sesuai ketika kerja berubah. Senarai tugas menjadi lebih berguna apabila disambungkan kepada tanggungjawab, kuasa dan hasil yang difahami oleh kedua-dua pihak.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Menurunkan Tugas dan Kuasa Kepada Pasukan dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan sumber manusia.
