“Kami perlukan orang yang proaktif, berdikari dan boleh bekerja di bawah tekanan.”
Ayat seperti ini mudah dimasukkan dalam iklan jawatan kosong. Namun, selepas calon diterima, pengurus mungkin masih sukar menerangkan hasil yang dianggap memuaskan. Pekerja disuruh membantu apa sahaja yang diperlukan, kemudian dinilai berdasarkan jangkaan yang tidak pernah dinyatakan dengan jelas.
Sebelum iklan diterbitkan, sediakan gambaran hasil kerja yang perlu dicapai. Ia membantu kita menulis keperluan jawatan, memilih calon dan menyediakan bimbingan awal yang lebih tepat. Kriteria umum boleh ditambah kemudian, tetapi asasnya perlu datang daripada kerja sebenar.
Iklan jawatan kosong: bezakan aktiviti dengan hasil yang diterima
“Membuat laporan” ialah aktiviti. Hasil yang diperlukan mungkin laporan lengkap, tepat pada masanya dan mengandungi maklumat untuk menentukan tindakan. “Mengurus pelanggan” pula boleh merangkumi banyak perkara yang perlu diperincikan.
Ambil contoh staf yang menerima pertanyaan servis. Hasil kerjanya mungkin maklumat pelanggan direkod, keperluan awal dikenal pasti dan pertanyaan diserahkan kepada pihak yang betul. Kita perlu jelas tentang tanda bahawa serahan itu sudah lengkap.
Perbezaan ini mempengaruhi pemilihan calon. Jika hasil memerlukan ketelitian dokumen, kemahiran tersebut patut diuji. Jika kerja memerlukan penerangan kepada pelanggan, cara calon mendengar dan menjelaskan maklumat menjadi relevan.
Elakkan senarai hasil yang terlalu banyak pada peringkat awal. Pilih perkara utama yang menentukan sama ada peranan itu sedang memenuhi keperluan bisnes.
Nyatakan ukuran dan sumber maklumat
Sesuatu hasil perlu dapat disemak melalui bukti yang sesuai. Tentukan rekod yang digunakan, kekerapan semakan dan pihak yang mengesahkan kualiti. Jangan menetapkan angka hanya kerana ia mudah dimasukkan dalam borang penilaian.
Contohnya, bilangan panggilan sahaja belum menunjukkan bahawa pertanyaan pelanggan diurus dengan baik. Pengurus mungkin perlu melihat ketepatan maklumat, langkah susulan dan perkara yang masih belum selesai.
Ukuran perlu mengambil kira bahagian yang berada dalam kawalan pekerja. Jika hasil akhir bergantung pada kelulusan pengurus atau bekalan daripada pihak lain, nyatakan pergantungan tersebut dan tanggungjawab pekerja untuk membuat susulan.
Bila sasaran angka digunakan, jelaskan asas serta tempoh menilainya. Sasaran yang belum mempunyai data rujukan boleh dijadikan titik percubaan untuk disemak, bukannya terus dianggap bukti muktamad seseorang gagal.
Susun jangkaan mengikut peringkat pembelajaran
Pekerja baharu memerlukan masa memahami produk, sistem dan cara kerja dalaman. Jangkaan awal patut mengambil kira perkara yang sudah boleh dibuatnya serta perkara yang masih memerlukan latihan.
Pada peringkat pertama, fokus mungkin pada kefahaman proses dan ketepatan rekod. Selepas itu, barulah kelajuan dan kebebasan bekerja ditambah mengikut kemampuan yang ditunjukkan. Tempohnya perlu disesuaikan dengan kerumitan peranan.
Nyatakan siapa membimbing dan bila semakan diadakan. Jika pekerja tidak mempunyai tempat mendapatkan jawapan, kelewatan pembelajaran mungkin berpunca daripada persediaan organisasi sendiri.
Contoh hasil yang betul sangat membantu. Tunjukkan rekod, laporan atau serahan kerja yang boleh diterima supaya pekerja tidak perlu meneka standard hanya daripada penerangan lisan.
Gunakan hasil sebagai asas temu duga
Selepas hasil jelas, bina soalan yang berkait dengannya. Minta calon menerangkan pengalaman menyusun kerja serupa, cara memeriksa kesilapan dan tindakan apabila maklumat tidak lengkap.
Jika menggunakan situasi penilaian, pastikan ia ringkas serta relevan. Untuk kerja pentadbiran, kita boleh membincangkan contoh dokumen yang mempunyai maklumat bercanggah dan melihat cara calon mencari penjelasan.
Kriteria yang sama patut digunakan untuk membandingkan calon. Catat pemerhatian khusus seperti kebolehan mengenal pasti kekurangan maklumat atau menjelaskan urutan kerja. Elakkan hanya merekod tanggapan umum seperti “nampak bagus”.
Berikan calon gambaran jujur tentang hasil yang diharapkan dan sokongan yang disediakan. Proses pemilihan membantu kedua-dua pihak menilai kesesuaian sebelum membuat komitmen kerja.
Selaraskan jangkaan selepas pekerja masuk
Dokumen hasil kerja perlu digunakan semula dalam orientasi dan pertemuan awal. Bincangkan keutamaan, sempadan tanggungjawab serta cara melaporkan halangan. Jangan biarkan ia menjadi bahan iklan yang tidak pernah dirujuk lagi.
Apabila kerja berubah, kemas kini jangkaan melalui perbincangan. Tugasan tambahan boleh mengubah kapasiti untuk mencapai hasil asal. Pengurus perlu menjelaskan keutamaan dan sumber yang tersedia.
Semak juga sama ada ukuran awal masih sesuai dengan keadaan sebenar. Maklumat daripada pekerja boleh menunjukkan kerja yang selama ini tidak kelihatan atau proses yang memerlukan pembetulan.
Semak hasil yang dirancang bersama penyelia langsung sebelum iklan keluar. Kadangkala, owner mahu seseorang menambah jualan sedangkan penyelia sebenarnya memerlukan bantuan mengurus pelanggan sedia ada. Perbezaan jangkaan ini boleh menghasilkan dua set arahan selepas pekerja masuk. Persetujuan awal membantu memastikan iklan, pemilihan dan pengurusan harian membawa orang itu ke arah yang sama.
Sebelum menaikkan iklan seterusnya, cuba lengkapkan satu ayat ini: “Selepas peranan ini berjalan dengan baik, kita sepatutnya dapat melihat…” Jika jawapannya masih terlalu umum, perincikan dahulu. Kejelasan itu akan membantu sepanjang perjalanan daripada mengambil pekerja hingga menilai sumbangannya.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Panduan Asas Pengurusan Sumber Manusia (HR) dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan sumber manusia.
