Ada seorang staf yang kita selalu cari apabila kerja perlu disiapkan cepat. Dia jarang merungut, faham arahan dan hasilnya boleh dipercayai. Bila orang lain tidak sempat, kita serahkan kepadanya. Bila ada masalah, namanya juga yang dipanggil.
Lama-kelamaan, pekerja itu memegang tugas sendiri, menutup kelemahan rakan sekerja dan menjadi tempat seluruh jabatan mendapatkan bantuan. Dari sudut bos, dia sangat bernilai. Dari sudut pekerja tersebut, setiap bukti kebolehannya mungkin sedang menambah beban yang tidak pernah selesai.
Pembahagian kerja staf perlu mengambil kira kapasiti, kerumitan dan tanggungjawab. Kecekapan seseorang tidak bermakna masanya sentiasa tersedia. Jika kita tidak menyemak beban sebenar, pekerja yang paling boleh diharap boleh menjadi orang yang paling sukar mendapatkan ruang untuk melakukan tugas utamanya.
Pembahagian kerja staf: kerja tambahan sering masuk tanpa pertukaran keutamaan
Bayangkan seorang eksekutif sedang menyiapkan laporan yang diperlukan esok. Seorang rakan meminta bantu menyemak dokumen, penyelia memberikan tugasan segera dan owner meminta bahan pembentangan. Tiada sesiapa membatalkan tarikh akhir laporan asal.
Setiap pemberi arahan melihat permintaannya sebagai kecil. Pekerja yang menerima pula perlu menggabungkan semua permintaan itu dalam waktu yang sama. Apabila laporan lewat, dia ditanya mengapa tidak pandai mengurus masa.
Sebelum membuat kesimpulan, senaraikan semua tugasan yang masuk dan siapa yang memberikannya. Bezakan kerja terancang daripada bantuan serta permintaan mengejut. Gambaran ini membantu pengurus melihat kesan terkumpul yang selama ini tersembunyi.
Kita tidak perlu mengira setiap minit secara berlebihan. Cukup mulakan dengan rekod yang menunjukkan apa sedang dibuat, tempoh anggaran dan kerja mana terpaksa ditangguhkan.
Pembahagian adil tidak semestinya sama rata
Memberikan bilangan tugasan yang sama kepada semua orang belum tentu adil. Satu tugas mungkin mengambil sepuluh minit, sementara satu lagi memerlukan penyiasatan, perbincangan dan beberapa pusingan semakan.
Kemahiran pekerja juga berbeza. Orang baharu mungkin memerlukan lebih banyak masa dan bimbingan. Orang berpengalaman boleh menyiapkan kerja lebih cepat, tetapi dia mungkin turut bertanggungjawab menyemak hasil pasukan.
Nilai pembahagian kerja berdasarkan beban keseluruhan serta hasil yang diperlukan. Semak kerumitan, tarikh akhir, gangguan dan tanggungjawab membantu orang lain. Jika seseorang menjadi rujukan utama, masukkan peranan itu dalam perancangan kapasiti.
Dengan cara ini, kelebihan pekerja dapat digunakan tanpa menganggap bantuan yang diberikannya sebagai sesuatu yang tidak mempunyai kos masa.
Hentikan kebiasaan memindahkan masalah orang lain
Apabila pekerja kurang mahir berulang kali gagal menyiapkan tugas, menyerahkan kerja itu kepada orang yang cekap mungkin menyelamatkan operasi hari ini. Tetapi punca kegagalan masih perlu ditangani.
Adakah pekerja tersebut belum dilatih? Adakah arahan tidak jelas? Adakah beban kerja memang tidak munasabah? Atau adakah dia mengabaikan tanggungjawab yang sudah difahaminya? Setiap punca memerlukan tindakan berbeza.
Tetapkan pembetulan kepada orang yang sepatutnya memegang tugas itu. Jika bantuan sementara diperlukan, nyatakan tempohnya dan apa yang mesti dikuasai selepas itu. Jangan biarkan bantuan kecemasan bertukar menjadi susunan tetap secara senyap.
Pekerja yang bagus boleh membimbing, tetapi pengurus tetap bertanggungjawab memastikan pembangunan dan prestasi pasukan. Seluruh kelemahan jabatan tidak patut dipindahkan kepada seorang pekerja hanya kerana dia sentiasa bersetuju membantu.
Bincangkan kapasiti sebelum menambah arahan
Sebelum memberikan kerja baharu, tanya apa yang sedang dipegang dan bila ia perlu siap. Jika tugasan baharu lebih penting, nyatakan kerja yang boleh ditangguhkan atau dipindahkan kepada orang lain.
Contohnya, pengurus boleh berkata: “Utamakan aduan pelanggan ini dahulu. Laporan dalaman kita pindahkan ke esok, dan semakan invois saya berikan kepada orang lain.” Pekerja kini menerima keutamaan yang boleh dilaksanakan.
Galakkan staf memaklumkan pertindihan awal. Mereka patut boleh menunjukkan kesan sesuatu permintaan terhadap kerja sedia ada tanpa terus dianggap memberi alasan. Pada masa yang sama, pekerja perlu jujur tentang kemajuan dan penggunaan masa.
Perbincangan kapasiti membantu kedua-dua pihak membuat pilihan. Ia juga memberi peluang mengenal pasti tugasan yang sebenarnya tidak mendesak atau tidak perlu dilakukan langsung.
Beri perkembangan yang sepadan dengan sumbangan
Jika seseorang sudah lama memegang tanggungjawab tambahan, semak semula peranannya. Mungkin dia memerlukan latihan, sokongan, pengiktirafan atau perbincangan tentang skop dan ganjaran mengikut kemampuan serta dasar syarikat.
Jangan hanya memberikan gelaran baharu sambil mengekalkan semua tugasan lama. Perubahan peranan perlu disertai susunan kerja yang membolehkan orang itu berjaya.
Dalam semakan mingguan, bandingkan kerja yang dirancang dengan kerja tambahan yang benar-benar masuk. Jika permintaan mengejut sentiasa berlaku, sediakan kapasiti untuk menanganinya. Perancangan yang menganggap setiap hari berjalan sempurna akan terus meletakkan tekanan pada orang yang paling cepat membantu.
Minggu ini, pilih pekerja yang paling kerap kita harapkan. Semak senarai tugasnya bersama-sama dan kenal pasti kerja yang bukan lagi munasabah untuk ditanggungnya seorang. Cara kita menjaga kapasiti orang yang boleh diharap menentukan sama ada kekuatannya dapat terus menyumbang atau perlahan-lahan habis digunakan.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Cara Urus Bisnes Kecil Dengan Gaya CEO dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan sumber manusia.
