Seorang staf meletakkan jawatan. Owner terus meminta admin menaikkan iklan dengan tajuk jawatan yang sama, gaji yang hampir sama dan senarai tugas daripada iklan lama. Semua orang mahu cepat kerana kerja sudah mula bertimbun.
Kelajuan itu boleh difahami. Tetapi pengambilan pekerja juga peluang untuk menyemak keperluan sebenar bisnes. Jawatan yang diwujudkan dua tahun lalu mungkin tidak lagi sepadan dengan jumlah kerja, proses atau kemahiran yang diperlukan hari ini.
Sebelum mencari orang baharu, kita perlu jelas tentang masalah yang mahu diselesaikan melalui pengambilan tersebut. Jika keperluannya kabur, calon yang bagus pun boleh masuk ke dalam peranan yang sukar dijayakan.
Pengambilan pekerja: semak kerja yang benar-benar tertinggal
Senaraikan kerja yang terjejas apabila jawatan itu kosong. Bezakan kerja harian yang wajib dibuat, kerja berkala dan tugasan sekali-sekala. Catat anggaran kekerapan serta akibat jika sesuatu tugas tidak disiapkan.
Sebagai contoh, jawatan admin mungkin selama ini merangkumi kemasukan pesanan, susunan penghantaran, rekod kehadiran, poster promosi dan urusan pembelian. Lima fungsi itu memerlukan tumpuan serta kemahiran yang berbeza. Kita perlu tahu fungsi mana paling kritikal dan paling banyak mengambil masa.
Maklumat daripada pekerja lama, penyelia dan rekod kerja boleh membantu. Jangan bergantung semata-mata pada ingatan owner kerana sebahagian kerja kecil mungkin tidak pernah sampai ke pengetahuan kita.
Semakan ini juga boleh menunjukkan tugas yang sudah tidak diperlukan atau proses yang menyebabkan kerja berulang. Selesaikan perkara tersebut sebelum memindahkan keseluruhan kekusutan kepada orang baharu.
Tentukan hasil yang perlu dicapai
Selepas mengenal pasti kerja, jelaskan hasil yang diharapkan. Ayat seperti “membantu operasi syarikat” terlalu luas untuk digunakan ketika memilih calon atau menilai prestasinya kemudian.
Untuk fungsi pesanan, hasil yang dikehendaki mungkin rekod lengkap, pengesahan tepat pada masanya dan penyerahan maklumat kepada pasukan penghantaran tanpa keciciran. Untuk fungsi stok, hasilnya mungkin rekod pergerakan yang boleh disemak dan perbezaan stok yang dilaporkan.
Hasil ini membantu kita menentukan kemahiran yang penting. Jika kerja banyak melibatkan semakan nombor dan dokumen, ketelitian patut diuji. Jika kerja memerlukan penyelarasan beberapa pihak, kita perlu menilai cara calon menyusun maklumat dan berkomunikasi.
Kriteria yang berkait dengan kerja memberi asas lebih jelas berbanding memilih orang hanya kerana petah bercakap atau kelihatan serasi ketika temu duga.
Uji sama ada beban kerja munasabah
Syarikat kecil mungkin belum mampu mengambil seorang pekerja bagi setiap fungsi. Itu tidak bermaksud semua fungsi boleh dihimpunkan tanpa menilai kapasiti manusia yang akan melaksanakannya.
Cuba susun tugasan mengikut waktu ia biasanya berlaku. Jika urusan pelanggan paling sibuk pada waktu yang sama dengan penutupan rekod harian, kedua-duanya mungkin berebut perhatian. Kalau kerja lapangan memerlukan seseorang keluar sepanjang hari, jangan menjangka dia sentiasa tersedia untuk menjawab pertanyaan pejabat.
Tentukan keutamaan apabila berlaku pertindihan. Semak juga tugas yang boleh dikongsi, dipermudahkan atau diberikan kepada penyedia luar. Pilihan tersebut perlu dinilai mengikut kos, tahap kawalan dan kesinambungan kerja.
Pengambilan baharu sepatutnya menambah keupayaan yang diperlukan. Kita perlu berhati-hati daripada mewujudkan satu jawatan yang terlalu luas sehingga hampir mustahil mencari orang yang sesuai.
Bina proses pemilihan daripada kerja sebenar
Gunakan satu situasi yang mewakili tugasan utama untuk berbincang dengan calon. Bagi jawatan penyelaras penghantaran, misalnya, beri contoh beberapa pesanan dengan masa dan kekangan berbeza. Minta calon menerangkan susunannya serta maklumat tambahan yang diperlukan.
Kita sedang melihat cara calon berfikir, bukannya mencari jawapan yang sama tepat dengan jawapan bos. Perhatikan sama ada dia menyemak andaian, mengenal pasti risiko dan menjelaskan keutamaan.
Pastikan tugasan penilaian ringkas, relevan dan munasabah. Jangan menggunakan calon untuk menyiapkan kerja komersial sebenar secara percuma. Rekod kriteria yang digunakan supaya perbandingan antara calon lebih konsisten.
Terangkan juga keadaan kerja sebenar kepada calon. Jika jadual berubah mengikut operasi atau peranan melibatkan beberapa fungsi, jelaskan sebelum kedua-dua pihak membuat keputusan.
Sediakan tempat untuk orang baharu berjaya
Sebelum tarikh masuk, tentukan siapa membimbing pekerja, dokumen yang perlu dibaca dan akses yang diperlukan. Tetapkan perkara yang patut dikuasai dahulu serta cara semakan pada minggu awal.
Pekerja baharu tidak boleh dinilai seolah-olah dia sudah memahami semua kebiasaan dalaman. Berikan contoh hasil yang betul, peluang mencuba dan maklum balas yang khusus. Bezakan kekurangan latihan dengan keengganan menjalankan tanggungjawab.
Jika jawatan sedang kosong sekarang, mulakan dengan satu halaman ringkas: kerja utama, hasil yang diperlukan, kemahiran penting, penyelia dan keutamaan awal. Gunakan halaman itu sebagai asas iklan serta temu duga.
Kita mungkin tetap mengambil orang untuk jawatan yang sama. Bezanya, kali ini kita tahu dengan lebih tepat mengapa orang itu diperlukan dan apa yang perlu disediakan supaya pengambilannya benar-benar membantu bisnes.
Untuk mendalami perkara ini, rujuk Panduan Asas Pengurusan Sumber Manusia (HR) dalam bahagian Panduan Sekolah Bisnes. Padankan pembelajaran dengan satu situasi sebenar dalam pasukan supaya kita boleh menentukan langkah yang sesuai.
Bacaan berkaitan: artikel pengurusan sumber manusia.
